Não há como negar que o exercício da advocacia é bastante dinâmico e complexo. Atividades como redigir peças, atender clientes, controlar prazos e fluxos de caixa não são tarefas fáceis de serem executadas e necessitam cada vez mais do auxílio de ferramentas, para que as empresas possam garantir bons resultados e obter a satisfação de seus clientes.
Mas afinal, qual a importância da tecnologia no segmento jurídico? De que forma o uso de software para escritório de advocacia pode otimizar o desempenho de uma gestão?
Neste artigo, entenda o porquê de utilizar softwares em seus processos diários e de que forma essas tecnologias podem ajudá-lo a promover melhores resultados. Boa leitura.
Advocacia aliada a softwares
Hoje existe uma infinidade de softwares à nossa disposição que, além de facilitarem atividades rotineiras, promovem também maior agilidade na prestação de serviços. Daí a importância de aplicá-los em empresas de diferentes portes, em fábricas e, até mesmo, em escritórios de advocacia.
Ao lançar mão de ferramentas como essas, advogados e os demais profissionais que atuam na área jurídica podem desfrutar de uma série de recursos capazes de ajudá-los a administrar negócios com eficiência, isto é, com maior rendimento e menor dispêndio.
Quando falamos em eficiência, não pensamos apenas em alcançar objetivos, mas também fazê-lo com menos recursos (humanos, orçamentários, financeiros, entre outros). E é exatamente isso que a tecnologia nos permite.
Confira a seguir as funcionalidades mais úteis e importantes para esse público:
- Gerenciamento de processos;
- Organização de agenda jurídica;
- Armazenamento de dados de clientes;
- Gestão financeira;
Como vimos, a utilização de software para escritório de advocacia, de fato, se apresenta atualmente como uma grande vantagem competitiva para as empresas. Investir e acompanhar as inovações tecnológicas se faz mais do que necessário para manter uma boa colocação no mercado e proteger a saúde dos negócios jurídicos.
Recursos mais direcionados à rotina de escritórios
Gerenciamento de processos
Independente do tamanho do negócio, um software jurídico torna a gestão do escritório mais profissional. Se pensarmos em toda a rotina das tarefas executadas, percebemos que um software para advogados é um importante facilitador de atividades.
Isso porque mantem os registros centralizados em um só local dando ao advogado total controle da gestão. Assim, ele poderá agir de maneira preventiva e organizada, delegar tarefas e acompanhar toda a produtividade da equipe, para melhor aproveitamento do tempo e, consequentemente, maior dedicação as atividades intelectuais do ofício.
Os processos judiciais carecem de muito zelo e atenção. Com o aumento do volume de processos do escritório , fica difícil mantê-los atualizados e assegurar a mesma qualidade de atendimento aos clientes, que desejam constantemente ser posicionados quanto aos desdobramentos do seu caso.Pensando nisso, inúmeras empresas de desenvolvimento de softwares criaram e aperfeiçoaram ferramentas para facilitar, ao máximo, a localização de processos. Assim, as chances de falhar em pesquisas e perder prazos tornam-se muito mais reduzidas, já que não haverá um acúmulo desordenado de pastas.
Com os recursos disponíveis, os documentos provenientes dos processos podem ser facilmente acessados e os processos judiciais, registrados em plataformas e atualizados automaticamente com a publicação dos diários. De forma geral, a cada atualização sobre o andamento das atividades no tribunal, os advogados são notificados dentro do sistema.
Organização de agenda jurídica
Outro recurso presente na maioria dos softwares é a agenda jurídica. Normalmente, a funcionalidade permite que os compromissos recorrentes sejam salvos no software e repetidos sempre que for preciso.
A agenda jurídica, por sua vez, deve ser integrada a outras rotinas do escritório, de modo a controlar datas e horários de reuniões, prazos processuais, audiências e sustentações orais, taxas recursais, depósitos judiciais, honorários de clientes, entre outros.
A grande vantagem , porém, em se utilizar a agenda jurídica de um software em detrimento a outros formatos é facilidade de compartilhamento de tarefas aos demais usuários da equipe. Assim, o gestor conseguirá ter um visão panorâmica de todas as atividades do escritório e acompanhar o cumprimento de cada tarefa pelo usuário responsável, o que possibilita garantir uma rotina mais organizada e sem imprevistos.
Armazenamento de dados de clientes
Um software para escritório de advocacia proporciona diversos benefícios para qualquer gestão. Um deles é o cadastro de clientes e a inserção de dados detalhados em campos suficientes para identificá-los. Dados estes que podem ser úteis na elaboração de documentos automáticos, recurso que muitos software já disponibilizam para facilitar a criação dos documentos mais corriqueiros do meio jurídico.
Com base nas informações alimentadas, um software completa desde modelos de procurações à contratos de honorários , por exemplo. Todo o documento produzido no sistema pode ser armazenado diretamente na pasta do cliente.
Tendo em mãos o histórico e tudo o que envolver a clientela, fica muito mais fácil fazer consultas, interpretar dados e relacionar-se com quem, de fato, é importante para a sua empresa.
E não apenas isso: o acesso facilitado a informações, além de apoiar a tomada de decisão, confere confiança e credibilidade ao seu trabalho, ainda mais se as ferramentas utilizadas garantirem o sigilo de dados.
Gestão financeira
Para ter um bom negócio atualmente, é preciso utilizar ferramentas que o auxiliem na gestão e que promovam a melhoria do seu controle financeiro. As planilhas, nesse sentido, podem parecer a solução ideal e imediata para problemas de gestão, porém costumam ser mais eficazes para os escritórios que estão iniciando no mercado.
Se esse não é o seu caso, recomenda-se utilizar programas que não cumpram somente o papel básico de controle, mas também aqueles que vão além: além de registrar informações completas sobre movimentações nos processos e retornos para os clientes, identificam quais atividades se encaixam melhor em cada caso ou processo.
Integrar a gestão financeira a um software não consome mais o tempo que o advogado levava para elaborar relatórios ou interpretar os resultados das transações financeiras. Agora esse tempo é otimizado por relatórios completos e detalhados sobre a saúde financeira do escritório, emitidos em poucos cliques. Alguns sistemas possibilitam ainda a emissão de faturas e boletos, que podem ser associados ao cadastro ou processo do cliente.
Ao aplicar ERPs (Enterprise Planning ou, em livre tradução para o português, Planejamento dos Recursos da Empresa), aplicativos e outros softwares, é possível obter um maior controle do fluxo de caixa e acompanhar receitas e despesas operacionais do escritório.
Assim, fica muito mais fácil avaliar a rentabilidade, organizar a renda disponível e detectar eventuais gastos desnecessários. Tudo isso contribui para a otimização da gestão de caixa e, consequentemente, para o desenvolvimento sustentável do negócio.
GOJUR: a solução perfeita para o exercício da advocacia
Para auxiliar os gestores em todas as suas atividades administrativas e garantir que o escritório tenha maior controle e autonomia, a Business Company desenvolveu uma solução completa de gestão, o GOJUR.
O GOJUR consiste em um software para escritório de advocacia que resultou da combinação perfeita entre tecnologia e área jurídica. Trata-se do melhor caminho para gerenciar as suas atividades com excelência, conquistar uma posição de autoridade no mercado e, assim, garantir constantes captações e fidelizações de clientes.
Isso porque o produto facilita a rotina de trabalho, concentrando dados e informações, de forma segura, em apenas um lugar – o que permite controlar processos, organizar fluxos de trabalho, cumprir prazos e atender clientes com excelência. Todos esses esforços, juntos, garantem a melhoria contínua de uma gestão.
Com uma plataforma intuitiva e de fácil acesso, os gestores não precisam mais se preocupar com meras burocracias e passam a ter todos os assuntos pertinentes controlados na palma da mão. Todas as informações relevantes do seu escritório ficam a disposição de maneira integrada , podendo ser acessadas de qualquer local. A integração que o GOJUR faz com tribunais em todo o Brasil , traz ao advogado a tranquilidade de manter os dados sempre atualizados , independente do volume de processos ou tamanho da equipe.
Além disso, somos referência no mercado em função do nosso atendimento personalizado e suporte técnico ilimitado.
Gostou do artigo, mas ainda tem dúvidas sobre a ferramenta mais adequada para você? Então, acesse o site da Business Company e experimente já a versão freemium do GOJUR, o nosso software para escritórios.
