A gestão de um escritório de advocacia transcende a rotina de atender clientes e comparecer a audiências. Na realidade, administrar um negócio jurídico envolve uma série de desafios que demandam habilidades e conhecimentos que extrapolam o campo do Direito.
Contudo, isso pode ser uma grande dificuldade para os profissionais de direito, com dois enormes empecilhos. O primeiro é a falta de conhecimento, visto que a gestão jurídica não é um tema que costuma ser muito abordado nas faculdades.
A segunda maior dificuldade é a falta de tempo. Com tanto esforço gasto para as tarefas jurídicas, não é incomum faltar tempo para o advogado focar no aspecto administrativo.
Por isso, neste conteúdo, abordaremos os principais aspectos da administração de um escritório de advocacia bem-sucedido. Se você tem algum destes dois problemas, ou se está começando na sua carreira como advogado e quer aprender como gerenciar um escritório, continue por aqui!
O que um escritório de advocacia faz?
As atividades de um escritório de advocacia são diversas e abrangem diferentes áreas do Direito. Dependendo da especialização e do porte do escritório, os serviços podem incluir desde consultorias simples até representações complexas em tribunais superiores.
Veja algumas das principais atividades realizadas por um escritório de advocacia:
- Consultoria jurídica preventiva;
- Elaboração de contratos e documentos legais;
- Representação em processos judiciais;
- Mediação e arbitragem;
- Análise de riscos legais para empresas;
- Defesa em processos administrativos;
- Assessoria em questões tributárias e trabalhistas;
- Registro de marcas e patentes;
- Acompanhamento de due diligence em operações societárias.
Além disso, muitos escritórios também se dedicam à produção de conteúdo jurídico, realização de palestras e workshops, e até mesmo ao desenvolvimento de soluções tecnológicas para o setor.
É importante ressaltar que cada escritório pode ter seu foco e especialidades. Alguns se concentram em áreas específicas, como direito empresarial ou família, enquanto outros oferecem serviços mais abrangentes.
O tamanho da equipe e a estrutura do local também influenciam diretamente na gama de serviços oferecidos e na capacidade de atendimento aos clientes.
Quais as exigências legais para montar um escritório de advocacia?
Existem diversas exigências legais, como registro da marca, obtenção de alvarás e licenças, que precisam ser atendidas ao montar um escritório de advocacia, para garantir a conformidade com a legislação e com as normas da profissão.
Confira, a seguir, os principais aspectos desse processo.
- Registro do nome e da marca;
- Registro na OAB;
- Obtenção de alvarás e licenças;
- Registros fiscais e previdenciários;
- Contrato social e sociedade.
Como montar um escritório de advocacia eficiente?
Para criar um escritório de advocacia eficiente e bem-sucedido, é necessário planejar cada aspecto do negócio. A escolha da localização e a implementação de estratégias de marketing e gestão são exemplos disso.
A seguir, apresentamos os principais passos para alcançar esse objetivo.
Monte uma estrutura física ideal para o escritório
A escolha da estrutura física do seu escritório de advocacia pode influenciar diretamente no sucesso do seu negócio. Uma localização estratégica, de fácil acesso e um espaço bem-planejado contribuem para a produtividade da equipe e para a satisfação dos clientes.
Por isso, ao selecionar o local, considere a proximidade com tribunais, fóruns e outros órgãos relevantes para sua área de atuação. Isso facilita o deslocamento para audiências e reuniões, e transmite uma imagem de conveniência aos seus clientes.
O layout interno do escritório também merece atenção especial. Considere ter áreas distintas para recepção, salas de reunião e espaços de trabalho.
A recepção é o primeiro contato do cliente com seu escritório, por isso, deixe-a um pouco mais descontraída, acolhedora e convidativa. Invista em mobiliário confortável e uma decoração que reflita a seriedade do seu trabalho, mas que não seja muito engessada e formal.
Por outro lado, as salas de reunião devem proporcionar privacidade e conforto para discussões confidenciais com clientes. Equipá-las com tecnologia para videoconferências pode ser um diferencial, especialmente em tempos de atendimentos remotos.
Para a área de trabalho dos advogados e equipe de apoio, priorize um ambiente que favoreça a concentração e a produtividade, com mesas ergonômicas, cadeiras confortáveis e iluminação adequada. Esses investimentos se pagam em bem-estar e eficiência no dia a dia.
Não se esqueça de reservar um espaço para o arquivo físico, mesmo que você opte por digitalizar a maioria dos documentos. Ter um local organizado para armazenar processos e documentos importantes é indispensável.
Por fim, considere a acessibilidade do seu escritório. Prefira locais com rampas de acesso, elevadores e banheiros adaptados para garantir a inclusão de todos os seus clientes e colaboradores.
Invista no marketing jurídico
O marketing jurídico se tornou uma ferramenta imprescindível para escritórios de advocacia que buscam se destacar em um mercado competitivo. Contudo, é preciso tomar um certo cuidado, pois o Código de Ética e Disciplina da OAB impõe algumas limitações e diretrizes de publicidade para escritórios.
É necessário adotar estratégias criativas e éticas para atrair e reter clientes, entendendo que não existe uma proibição total, apenas limitações.
Confira o que não pode ser feito:
- Anúncios em rádio e televisão;
- Divulgar preços;
- Promover serviços em eventos;
- Usar expressões comuns à atividade comercial, como ligue agora;
- Oferecer consultas grátis;
- Usar fotos de tribunais.
Apesar dessas restrições, ainda há bastante espaço para divulgar o seu escritório.
Veja algumas das principais estratégias de Marketing Digital jurídico que podem ser utilizadas:
Marketing de Conteúdo
O Marketing de Conteúdo é uma estratégia que se encaixa perfeitamente no ambiente jurídico. Para isso, criar um blog no site do seu escritório e publicar regularmente artigos sobre temas relevantes é uma boa forma de melhorar o posicionamento do seu site nos mecanismos de busca.
Ao produzir conteúdo útil e informativo, você está respondendo às dúvidas dos potenciais clientes, construindo confiança e demonstrando autoridade na área jurídica.
Para começar, alguns tópicos como mudanças na legislação, interpretações de leis complexas ou dicas práticas sobre direitos do consumidor são excelentes para serem produzidos.
Presença nas redes sociais
As redes sociais, especialmente LinkedIn e Instagram, oferecem oportunidades para compartilhar conteúdos informativos e construir uma rede de contatos profissionais.
Ao utilizar essas plataformas, é importante seguir as diretrizes éticas da profissão.
E-mail marketing
Enviar newsletters periódicas, como atualizações sobre mudanças na legislação e dicas jurídicas úteis, pode manter seu escritório na mente do seu público-alvo.
Para isso, certifique-se de obter permissão dos destinatários antes de enviar e-mails e ofereça conteúdo verdadeiramente valioso.
Produção de vídeos explicativos
A produção de vídeos sobre temas jurídicos complexos pode contribuir para o aumento significativo do alcance do seu escritório, estabelecendo sua autoridade no assunto.
Além disso, vídeos curtos explicando conceitos jurídicos ou comentando casos de grande repercussão podem ser compartilhados no YouTube e nas redes sociais.
Contudo, estar nesses canais não significa ser informal. Lembre-se de manter um tom profissional e evitar qualquer tipo de sensacionalismo.
Networking
Outra dica é participar de eventos e de canais jurídicos. Estas são boas oportunidades para fazer contatos e potencialmente atrair novos clientes.
Do mesmo modo, palestras em universidades, participação em congressos e contribuições para publicações especializadas são formas de aumentar a visibilidade no meio jurídico.
Ao participar desses eventos, você promove seu escritório, compartilha e adquire conhecimentos, e ainda se mantém atualizado sobre as tendências do setor.
Site profissional otimizado
Um site bem estruturado, com informações claras sobre seus serviços e áreas de atuação, é frequentemente o primeiro ponto de contato entre seu escritório e potenciais clientes.
Portanto, invista em um design limpo e profissional, garanta que o site seja responsivo, ou seja, funcione bem em dispositivos móveis, e inclua informações sobre sua equipe e áreas de especialização.
Uma boa ideia é ter uma seção de FAQ bem elaborada para ajudar a responder dúvidas comuns dos potenciais clientes e demonstrar sua expertise.
Desenvolva um plano de negócios sólido
Um plano de negócios bem estruturado é a base para o sucesso de qualquer escritório de advocacia. É ele o responsável por orientar o crescimento sustentável e a gestão do seu empreendimento jurídico. Confira o que é preciso considerar:
- Use ferramentas práticas;
- Faça uma análise SWOT;
- Faça um bom plano financeiro;
- Defina metas claras e mensuráveis;
- Inclua estratégias de Marketing;
- Defina como será feita a gestão de pessoas.
Utilize ferramentas digitais para gerenciamento efetivo
Na era digital, o uso de software jurídico e ferramentas tecnológicas tornou-se indispensável para a gestão de escritórios de advocacia.
Estas soluções otimizam as operações diárias e proporcionam uma visão mais clara do desempenho do negócio, permitindo tomadas de decisão mais assertivas.
Um dos principais recursos a ser priorizado é um sistema de gestão jurídica. Estas plataformas integram diversas funcionalidades, como:
- Controle de processos e prazos;
- Gestão financeira;
- Acompanhamento de casos;
- Geração de relatórios detalhados.
Ao centralizar todas essas informações, você ganha tempo e reduz a chance de erros. Além disso, os relatórios ajudam na análise do desempenho do escritório, trazendo dados para a tomada de decisões estratégicas.
Aliado a essas ferramentas, a implementação de metodologias como Objectives and Key Results (OKRs) pode ajudar a alinhar os objetivos do escritório com as metas individuais dos colaboradores.
Esta é uma abordagem que ajuda a aumentar o foco e o engajamento da equipe, de modo a contribuir significativamente para o crescimento do negócio.
Paralelamente, o ciclo Plan, Do, Check, Act (PDCA) é outra ferramenta útil para a melhoria contínua dos processos do escritório. Ele permite identificar problemas, planejar soluções, implementar melhorias e avaliar os resultados de forma sistemática.
E quando se trata de priorização de tarefas e resolução de problemas, existem várias técnicas que podem ser aplicadas, como:
- Diagrama de Ishikawa: ajuda a identificar as causas raiz de um problema;
- Matriz de Eisenhower: categoriza as atividades em quatro quadrantes baseados em urgência e importância;
- Princípio de Pareto (regra 80/20): identifica os clientes ou áreas de atuação que geram a maior parte da receita do escritório.
Como o GOJUR vai transformar o dia a dia do seu escritório?
O GOJUR é uma solução inovadora que vai revolucionar a gestão do seu escritório de advocacia. Este software oferece diversas funcionalidades que simplificam e otimizam as operações diárias, para que advogados e suas equipes foquem no que realmente importa: atender seus clientes e ganhar casos.
Uma das principais características do GOJUR é o sistema de gerenciamento de processos que permite o acompanhamento detalhado de cada caso, desde a abertura até a conclusão.
Com alertas automáticos para prazos e uma visão geral clara de todos os processos em andamento, você nunca mais perderá datas importantes.
O módulo financeiro do GOJUR é outro ponto forte. Ele facilita o controle de receitas e despesas, emissão de faturas e acompanhamento de pagamentos. Isso ajuda a economizar tempo e ainda proporciona uma visão da saúde financeira do escritório.
Além disso, com as ferramentas de colaboração integradas, os membros da equipe podem compartilhar informações, documentos, atribuir tarefas e se comunicar de forma segura dentro da plataforma. Isso garante que todos estejam alinhados e trabalhando com mais produtividade.
Outras características do software incluem:
- Gestão de clientes simplificada: centraliza informações de clientes e garante a personalização do atendimento e fortalecimento dos relacionamentos;
- Recursos avançados de relatórios e análises: para auxiliar na tomada de decisões estratégicas e identificação de áreas de melhoria;
- Prioridade na segurança: utilização de criptografia de ponta a ponta e backups regulares para assegurar a proteção de todas as informações sensíveis do escritório;
- Solução baseada na nuvem: permite o acesso às informações do escritório de qualquer lugar, a qualquer momento, com mais flexibilidade para trabalho remoto e atendimento a clientes em diferentes localizações.
Com o GOJUR da Business Company, seu escritório de advocacia estará equipado com as ferramentas necessárias para enfrentar os desafios da advocacia. Entenda melhor:
Transforme seu escritório em um negócio de sucesso com o GOJUR
Neste artigo, você viu como gerenciar um escritório de advocacia requer muito mais do que conhecimento legal.
Agora que você tem uma visão completa sobre como modernizar a gestão do seu escritório de advocacia, que tal dar o próximo passo? Convidamos você a conhecer mais sobre o GOJUR e como ele pode transformar o dia a dia do seu escritório.
Para isso, conte com a Business Company para ajudar você a implementar essas soluções e se destacar ainda mais no competitivo mercado jurídico!
