O melhor software jurídico deve respeitar as necessidades do seu escritório de advocacia ou departamento jurídico. Em outras palavras, ele deve fazer parte de um planejamento maior visando otimizar a gestão.
Por isso, existem alguns critérios específicos para escolher o programa ideal para as necessidades que cada um enfrenta. Compreender melhor quais são os critérios certos vai permitir uma escolha que tenha um impacto mais positivo. Leia para entender!
1. Reflita sobre as maiores necessidades do escritório
O primeiro passo a ser tomado para escolher o melhor software jurídico é entender por que o seu escritório precisa de um. Ou seja, quais são as dificuldades enfrentadas que podem ser resolvidas com a adoção de um programa para advogados?
Estas são ferramentas tecnológicas que visam otimizar a gestão corporativa. No entanto, isso será possível apenas se estiver de acordo com o que o seu negócio precisa. Portanto, é necessário levar isso em consideração.
Em geral, as tarefas do dia a dia podem ser automatizadas. Dessa forma, questões como prazos, capturas de tribunais e publicações, honorários, entre outros, são os mais comuns de serem resolvidos com um sistema jurídico.
2. Entenda qual é o seu planejamento
Agora que já existe um entendimento sobre quais são as maiores necessidades do escritório, é necessário avançar. O passo seguinte para escolher um bom software jurídico é ter um planejamento bem feito.
Isto significa traçar metas e objetivos que devem ser solucionados pelo programa para advogados. Isso é importante porque vai encaminhar para um ou outro software, uma vez que existem diferentes opções no mercado.
3. Pesquise por softwares jurídicos
Tendo em mãos quais são os principais problemas e como o melhor software jurídico vai ajudar a resolver, é hora de começar a pesquisar. Então, procure algumas das principais alternativas que você conhece hoje.
4. Entenda as funcionalidades que cada software oferece
O melhor software jurídico para o seu escritório pode não ser o melhor para os outros, e vice-versa. Mas como assim? Simples, é que cada um oferece funcionalidades diferentes, que impactam de um modo distinto.
Por exemplo, quais são as funcionalidades que você procura? Será que é uma agenda otimizada, que ajude a não perder prazos? Um sistema que tenha facilidade de acesso também para o cliente?
O ideal é entender o que o programa que você está avaliando oferece em sua plenitude. Dessa maneira, será mais fácil tomar uma decisão.
5. Avalie a opinião de todos que irão utilizar o sistema
Existem advogados que trabalham sozinhos, de forma autônoma, e outros que fazem parte de escritórios de advocacia. Em ambos os casos um programa para advogados pode gerar um aumento na produtividade.
Por isso, na hora de escolher, o mais indicado é levar em consideração a opinião de todos que irão utilizar esse sistema. Quais são as maiores dificuldades atuais deles? Como acham que um software poderia ajudar na rotina?
6. Conheça outros usuários dos programas para advogados que mais gostar
O seu escritório certamente não será o primeiro a utilizar o software jurídico escolhido. O que isso quer dizer? Para começar, significa que outros já devem ter uma opinião formada a respeito dele.
Isso ajuda bastante. Esse tipo de opinião pode indicar se o sistema que está sendo escolhido de fato entrega aquilo que é esperado dele. Ou seja, se a propaganda realmente reflete o que é entregue.
7. Escolha um software que facilite a gestão financeira
A gestão financeira é uma parte importante de qualquer negócio, inclusive quando falamos de escritórios. Por isso, os melhores softwares jurídicos oferecem também opções que visam melhorar esse aspecto.
Sendo assim, observe alguns fatores essenciais. O programa oferece emissão padronizada de faturas para cobrança de honorários e reembolsos? Melhora o controle de pagamentos? Ajuda a entender melhor a sua rentabilidade?
8. Verifique se há uma agenda integrada
Outra funcionalidade muito bem-vinda nos softwares é a da chamada agenda jurídica corporativa. Ela ajuda para que nenhum prazo seja perdido, algo que pode prejudicar o andamento dos processos.
Dessa forma, alguns dos sistemas mais avançados oferecem recursos de controle. Esses recursos integram os prazos ao andamento dos processos e das publicações. Isto é possível uma vez que também há captura automática de tribunais e de diários de justiça.
9. Opte pelos que funcionam em diversos tipos de dispositivos
Hoje em dia, são cada vez mais numerosos os dispositivos que temos à disposição. Com isso, podemos ter acesso à internet por meio de várias opções, como o celular, o tablet e o computador. Além disso, cada um pode ter um sistema operacional diferente.
No entanto, não adianta ter o melhor software jurídico do mundo se o uso dele vai ser muito restrito. Em vista disso, ele deve funcionar em toda essa variedade de dispositivos.
10. Pesquise sobre a segurança do software jurídico
A segurança de dados é um problema importante nos dias de hoje. A informação é mais valiosa do que nunca, e os roubos são uma realidade dos nossos tempos. Mas como se manter seguro em meio a isso?
Embora os melhores softwares jurídicos atuem no ambiente digital, eles podem sim serem muito seguros. Para isso, existem sistemas avançados de criptografia. Eles dificultam o acesso a invasores e garantem uma maior privacidade.
11. Observe se existe um espaço para o cliente
O cliente é uma parte fundamental de qualquer negócio, ainda mais em um escritório de advocacia, concorda? Em virtude disso, ter um espaço exclusivo para ele pode ser um grande benefício oferecido pelos sistemas jurídicos.
Desse modo, avalie se aqueles que você está optando possuem algum tipo de acesso assim. Em geral, é possível cadastrar o seu cliente de modo que ele consiga obter relatórios de apoio para entender melhor o andamento do processo.
12. Prefira um programa jurídico que permita o crescimento do escritório
Uma palavra muito importante nos dias de hoje é escalonamento. Afinal, todos queremos ter um negócio que cresça, não é verdade?
O software jurídico precisa conseguir se adaptar a isso. Portanto, verifique se ele oferece alternativas de planos diferentes para que você possa atualizar, caso seja necessário.
13. Saiba se ele funciona em sistema de nuvem
O funcionamento em nuvem de um sistema permite o acesso de qualquer local. Para isso, basta ter internet à disposição e o documento previamente digitalizado no sistema.
Essa é uma facilidade grande. Com ela, há a possibilidade de economia de espaço e de recursos. Além disso, o advogado pode acessar os documentos necessários de qualquer lugar, ainda que esteja distante do escritório.
14. Verifique como funciona o suporte
E se alguma coisa der errada no programa, o que fazer? Assim, veja que a melhor medida para evitar problemas é se prevenir, pois é algo que pode acontecer com todos. Ou seja, dificuldades aparecem, a questão é como resolver quando surgirem.
Portanto, para dar mais segurança, teste como funciona o suporte dos softwares que você mais gostar. Os melhores softwares jurídicos oferecem atendimento ilimitado para resolver os principais problemas.
15. Teste para ver se é fácil de usar
A última dica para escolher o melhor software jurídico é utilizar ele na prática. Só assim será possível ter uma opinião definitiva. Então, se ele agradar e entregar o que se esperava, então basta seguir utilizando.
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