A automatização é um processo pelo qual as organizações transformam suas operações manuais em procedimentos automáticos. Ela promove maior eficiência e produtividade nas atividades, melhorando assim os resultados para que a empresa se torne mais competitiva no mercado.
É uma solução que pode ser aplicada nos mais diversos setores da economia, dentre eles, os departamentos jurídicos de empresas.
O setor jurídico de sua empresa conta com soluções de automatização de processos? Em caso de resposta negativa, continue a leitura deste conteúdo e conheça 8 incríveis razões para automatizar as tarefas repetitivas no seu departamento jurídico.
1. Gestão estratégica do departamento jurídico
A automatização de operações em um departamento jurídico gera dados estruturados. Em consequência disso, a empresa poderá adotar uma gestão estratégica para prever e planejar as ações, mitigar os riscos, desenhar a atuação do departamento em um fluxo de trabalho organizado e analisar os resultados para traçar melhorias.
Com a centralização das informações, um gestor tem condições de coletar relatórios jurídicos com facilidade, revelando um panorama claro das principais demandas do seu cliente ( no caso a empresa que representa), tudo a partir de dados imputados automaticamente por um sistema de gestão.
Além disso, consegue aproveitar melhor a força de trabalho da sua equipe , uma vez que poderá destinar aos colaboradores que outrora executavam tarefas manuais, funções que exigem expertise jurídica , como análise preventiva de casos, gestão de contratos e requisições, entre outros.
2. Aumento da produtividade
Um departamento jurídico organizado certamente automatiza suas operações. E isso representa um diferencial produtivo na gestão, porque o advogado tende a terceirizar para um sistema toda a tarefa burocrática, como cadastro de processo ou elaboração de relatórios complexos e se beneficiar dos dados produzidos pelo mesmo para apoiá-lo em suas atividades de cunho intelectual.
Além da economia de tempo, o advogado passa a ser mais produtivo porque consegue se dedicar mais às atividades teóricas do seu ofício, exercitando suas competências jurídicas e consequentemente se desenvolvendo melhor enquanto profissional.
Essa é uma solução que gera escalabilidade ao departamento e potencializa a capacidade das atividades executadas pela equipe (gestão de contratos e fornecedores , gerenciamento de riscos, proteção de dados, consultoria preventiva, etc.), em razão do processo de automatização de tarefas manuais.
O aumento da produtividade está diretamente ligado ao fato de desenvolver um bom trabalho em um curto espaço de tempo. A título de exemplo, podemos citar a máxima realização de processos jurídicos em um tempo considerado aceitável, para que assim as coisas funcionem produtivamente. Sendo mais produtivo, o departamento jurídico pode alcançar com maior velocidade os seus objetivos e, assim, ter sucesso.
3. Redução de custos
A automatização de processos no âmbito de um departamento jurídico pode ainda promover a redução de custos, de modo a preservar à saúde financeira do negócio.
Com um sistema adequado para automatização dos processos a empresa pode considerar a possibilidade de não terceirizar a gestão jurídica para escritórios de advocacia.
Estruturando um departamento dentro da empresa com a ajuda de um software, além de reduzir custos, permite a integração entre os demais setores, como o financeiro, o comercial, entre outros.
O volume de funcionários poderá ser reduzido, pois automatizar tarefas gera demandas melhor distribuídas.
Sem contar que há uma redução em relação a material de apoio, como papel e caneta, por exemplo. A automatização das operações é uma ação que se apoia na digitalização dos processos, com isso a sua empresa pode reduzir tais gastos, e consequentemente economizar em espaço físico para armazenamentos desses arquivos.
Os erros nas operações também diminuem significativamente. Como sabemos errar pode gerar custos para uma empresa, considerando que mais tempo será tomado, bem como energia elétrica, entre outros gastos. A automatização dos serviços jurídicos reduz erros, o que implica em redução de custos.
Em conclusão, automatizar os processos da sua operação jurídica é uma boa razão porque faz a sua empresa ter mais dinheiro no caixa. Tendo uma boa saúde financeira, a empresa pode investir ainda mais na melhoria dos seus serviços.
4. Alinhamento com a Advocacia 4.0
A Revolução 4.0 refere-se à forma de como a tecnologia impacta os meios de interação da sociedade e consequentemente como afeta o trabalho. No direito falamos em Advocacia 4.0, que norteia a atuação do advogado na era da evolução tecnológica.
Alinhado com esse conceito, um departamento que automatiza suas demandas, encara a tecnologia como uma aliada e tem pleno domínio das ferramentas digitais para aperfeiçoar sua operação. O advogado 4.0 terá seu trabalho facilitado com a adoção da automatização.
Uma série de práticas jurídicas mecânicas e cansativas pode ser delegada aos sistemas, possibilitando que o profissional se dedique às tarefas mais estratégicas, ou seja, tudo aquilo que não pode ser realizado por máquinas. O advogado moderno deixa as questões burocráticas de lado e consegue atuar no que de fato é mais relevante: a produção de conhecimento jurídico.
Outra maneira de dinamizar as operações de um departamento é a automatização de documentos, pois ela facilita a gestão dos contratos e do contencioso, permitindo a diferentes setores da empresa o acesso à informação.
Assim, fluxos de trabalho são estabelecidos com mais eficiência e as ações correm com maior celeridade.
5. Aumento da competitividade no mercado
O uso estratégico do departamento jurídico pelas empresas proporcionam vantagens competitivas em relação aos seus concorrentes. Isso porque um parecer jurídico bem formulado, com base em informações automatizadas por um sistema, oferece aos diretores um panorama completo do negócio para que possam avaliar os riscos e tomar ações cabíveis para melhora do seu serviço ou produto.
Por isso, a automatização das práticas jurídicas é uma condição indispensável para o aumento de sua competitividade no mercado. Estimula que as organizações estejam atentas as demandas dos seus clientes, alinhando as expectativas deles quanto a prestação de seus serviços e/ou produtos. E como dito anteriormente, uma boa análise preventiva pode evitar litígios e promover acordos mais satisfatórios para a empresa.
Isso pode significar um aumento na receita, promovendo a saúde financeira da mesma. Assim, ela fica melhor preparada para investir na evolução do seu produto ou serviço prestado, se posicionando como uma marca de autoridade no seu mercado.
6. Redução das tarefas repetitivas
Dentro de um departamento jurídico , algumas tarefas são repetitivas, o que pode gerar improdutividade e perca de tempo.E esses procedimentos manuais muitas vezes dificultam os êxitos judiciais de um departamento, além de impactar em outras tarefas da gestão.
Isso porque, para um gestão organizada é preciso fazer um intenso trabalho de pesquisa e levantamento de dados da empresa e depois cruzar com as informações de outros setores para fundamentar a tomada de decisão. Mesmo se tratando de uma empresa pequena, fica praticamente impossível trabalhar com todos os dados disponíveis de forma manual, ainda mais se considerarmos a constante atualização desses dados.
Um software de gestão jurídica com mecanismos de automatização permite melhor alocação de recursos, disponibilidade de dados e atualização, fazendo com que o interessado tenha sempre o que precisa de forma qualificada.
Portanto, podemos dizer que a automatização das operações pode reduzir as tarefas repetitivas ou até mesmo eliminá-las, melhorando assim os resultados de sua empresa, bem como a qualidade de vida dos seus funcionários. Afinal, a realização de tais tarefas pode gerar tédio profissional e até doenças.
E, como sabemos, um ambiente de trabalho com profissionais doentes ou insatisfeitos tende a ser improdutivo e ineficiente, comprometendo assim os resultados da sua operação..
A redução ou eliminação de tarefas repetitivas tende a tornar o ambiente de trabalho mais profuso.
7. Integração/união dos setores
Hoje, garantir a integração ou troca de informação constante entre os setores de um departamento jurídico é condição indispensável para que ele opere eficiente e produtivamente.
Nesse sentido, podemos dizer que contar com uma solução de automatização de processos pode garantir isso, fortalecendo assim o seu negócio e fazendo com que ele atinja os seus objetivos de forma mais ágil.
Geralmente, a automatização é feita a partir de um software de gestão que conta com diversos recursos que dialogam com os interesses da empresa, bem como com os seus departamentos, unindo-a. Dentre os recursos que podemos destacar, estão:
– Registro e emissão de processos judiciais;
– Controle de contratos;
– Informações financeiras sobre provisionamentos, acordos, entre outros.
São recursos que podem ser acessados pelos departamentos da organização, bem como ser utilizados de maneira estratégica por cada um.
8. Padronização dos processos/operações
Por fim, não podemos deixar de destacar que automatizar as tarefas repetitivas pode garantir a padronização dos processos do seu departamento jurídico, o que, na prática, pode aumentar sua eficiência e produtividade.
Padronizar processos melhora o workflow do departamento, alinhando os profissionais envolvidos aos objetivos da organização. Promove clareza na comunicação entre a equipe e evita retrabalhos, erros e desorganização. Simplifica o treinamento de funcionários novos, para que assim desenvolvam suas funções com excelência.
Como vimos, automatizar tais tarefas pode assegurar benefícios imprescindíveis para uma boa gestão do departamento jurídico. Adotando práticas jurídicas mais assertivas, é possível se desenvolver de forma sustentável e segura.
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