Assim como acontece em outras áreas, a advocacia também tem usufruído de sistemas digitais que facilitam o trabalho. Mas considerando que um advogado precisa realizar diversas tarefas, é preciso saber que tipo de sistema irá gerar o melhor custo-benefício. Nesse artigo iremos falar de 8 recursos que não podem faltar em um software para advogados.
Boa leitura!
1. Agenda e controle de prazos
Controlar prazos é essencial para um advogado, e essa tarefa, convenhamos, não é das mais simples. Com uma agenda frequentemente cheia de diferentes compromissos, é crucial contar com uma ferramenta tecnológica adequada. Esta deve oferecer recursos avançados para aprimorar tanto a gestão da agenda quanto o controle de prazos.
O profissional precisa poder realizar agendamentos de forma rápida e categorizá-los por assunto, facilitando a identificação posterior. Além disso, os lembretes são fundamentais. O sistema ideal enviará avisos por e-mail ou smartphone sobre compromissos agendados.
Outro aspecto importante é a integração da agenda com outros módulos do sistema. A equipe precisa ter uma visão global das atividades relacionadas aos processos, acessar a agenda dos colegas e receber notificações sobre reuniões importantes.
A solução tecnológica permite ao advogado um controle mais efetivo da produtividade da equipe, possibilitando a delegação de tarefas online e o acompanhamento de seu cumprimento.
2. Automação de tarefas repetitivas
Atividades repetitivas, como atualização de processos, criação de documentos jurídicos e emissão de relatórios, demandam pouco esforço intelectual, mas consomem tempo. Assim, um dos aspectos cruciais desta ferramenta é a atualização automática de processos com base em dados de tribunais e publicações.
Para escritórios com muitos processos, é indispensável um sistema que os atualize automaticamente, um diferencial competitivo significativo. Mesmo em escritórios menores, a automação gera economia, permitindo investir em uma equipe mais enxuta. Com a automatização e notificação, a eficiência do trabalho é potencializada.
A capacidade de emitir relatórios personalizados é outro ponto desejável. Eles revelam áreas de melhoria e crescimento do escritório. Entender o desempenho é crucial para desenvolver novas estratégias. Com um sistema bem estruturado, extrair informações relevantes torna-se mais simples, permitindo que a equipe se dedique a tarefas que exigem um toque humano.
A geração automatizada de documentos também é uma funcionalidade valiosa, trazendo padronização e eficiência ao trabalho.
3. Relação com o cliente
A gestão eficiente da relação com o cliente é crucial. Nesse contexto, a plataforma jurídica oferece a funcionalidade de cadastrá-los detalhadamente, incluindo opções para segmentação.
É possível criar um dossiê para documentar toda a interação com o cliente, desde a entrevista inicial até o andamento do processo. Esta solução conta com um sistema de busca inteligente, facilitando a localização dos arquivos dos clientes e, consequentemente, proporcionando um atendimento mais profissional. Assim, o escritório se posiciona como uma entidade organizada, transmitindo seriedade e confiabilidade nos serviços prestados.
Permitindo o acesso do cliente à plataforma, otimiza-se o atendimento, reduzindo a necessidade de contatos telefônicos ou via e-mail sobre o andamento dos processos. Essa abordagem oferece flexibilidade e transparência ao cliente para consultar seu caso a qualquer momento.
Outra funcionalidade útil é a geração de relatórios sobre os clientes, além da capacidade de cadastrar processos e realizar buscas rápidas.
4. Gestão de processos
Para muitos escritórios, o controle dos processos judiciais através de planilhas é uma prática comum. No entanto, com o aumento das demandas, depender exclusivamente de atualizações manuais pode ser arriscado.
Com um grande volume de processos, torna-se desafiador acompanhar todas as movimentações e associá-las às pastas correspondentes no sistema.
A ferramenta jurídica facilita significativamente a gestão de processos. A automação do cadastro e da atualização de processos minimiza o risco de erros humanos e contribui para um fluxo de trabalho mais organizado, proporcionando agilidade na localização e análise de casos. Isso resulta em uma redução dos custos processuais devido à maior eficiência no manejo dos casos.
Além de processos judiciais, a ferramenta também suporta uma gestão organizada de contratos e processos consultivos, estabelecendo uma rotina padronizada. O advogado pode disponibilizar pareceres e procedimentos jurídicos para a equipe, otimizando o desempenho dos colaboradores. Com uma operação ágil, o tempo gasto em tarefas rotineiras é significativamente reduzido.
Portanto, é essencial que a plataforma seja intuitiva e de fácil navegação para todos os usuários, permitindo o reconhecimento rápido de todos os recursos disponíveis.
5. Módulos integrados
Você sabe o quão importante é ter meios para que todos da equipe funcionem como engrenagens de um sistema maior. O software melhora a produtividade de todos porque reduz os erros, facilita a comunicação e integra os trabalhos diferentes em uma plataforma.
Além disso, por automatizar processos, a equipe poupa tempo para se dedicar às tarefas mais importantes. Dessa forma, o trabalho colaborativo é um dos melhores recursos que o software para advogados proporciona.
Todos da equipe estão conectados no mesmo painel. Cada um sabe o que o outro está fazendo. O trabalho fica mais fluído, dinâmico e transparente.
6. Controle financeiro
Ter um módulo financeiro integrado ao software para advogados é uma das soluções mais assertivas para uma gestão jurídica de sucesso. A centralização de informações elimina a necessidade do uso de planilhas complexas ou a contratação de sistemas paralelos de gestão.
Em um só local, o advogado consegue saber os custos de um caso (pois é possível associar as despesas aos processos correspondentes) , gerir reembolsos, controlar os honorários e o fluxo de caixa sem que nenhuma despesa ou receita passe despercebida.
Em alguns casos, é possível emitir até boletos para os clientes a fim de ter um controle mais profissional dos pagamentos. Um recurso a mais é a possibilidade de ser notificado por e-mail de todos os vencimentos próximos. E por diversos relatórios que o sistema oferece, controlar os lançamentos em atraso.
Recursos como esses são importantes para manter a saúde do negócio e crescer. Eles facilitam o trabalho de manter as finanças sob controle, para gerar sempre lucro. Com relatórios adequados, você percebe o “big picture” econômico da empresa. Passa a entender de fato o seu atual panorama.
7. Mobilidade no acesso e backup automático
Um advogado nem sempre está em seu escritório, e por isso precisa contar com a tecnologia para poder acessar os documentos que precisa no momento. A flexibilidade nesse sentido é fundamental.
Ele precisa de acesso remoto ao seu escritório. Através da computação em nuvem isso é possível. Como toda a documentação, relatórios e dados sobre o cliente estão online, ele só precisa acessar a internet.
Com seu dispositivo próprio, como um smartphone comum, ele pode obter o que precisa rapidamente. A mobilidade de um sistema online não é só um recurso a mais.
Hoje se trata de um fundamento para o bom trabalho, uma vez que os advogados precisam contar com os benefícios de trabalhar remotamente.
Principalmente quando precisam acessar o grande volume de documentações produzidas pelo escritório. Antes de existir dispositivos digitais, era preciso acumular em um arquivo inúmeros documentos e papéis.
Hoje contamos com a facilidade da digitalização, mas é preciso ter recursos para não se perder em meio a tudo isso. Afinal, temos uma dependência do arquivo digital.
Se um se perde, podemos ter um grande problema, às vezes irreversível. A perda de um documento pode trazer complicações sem precedentes para o negócio.
A solução é o backup. Mas como mencionamos, são muitos documentos utilizados no dia a dia. Se fossemos realizar backup de tudo, passaríamos o dia inteiro e nada resolvemos no trabalho. Isso tudo demonstra a importância de ter backup automático.
8. Suporte técnico
É importante observar se o software contratado oferece suporte técnico em sua solução. Ainda que um sistema online tenda a ser extremamente intuitivo, um bom suporte técnico garante ao advogado a segurança de estar respaldado por um atendente qualificado que irá ajudá-lo a explorar todos os recursos que o sistema dispõe.
Dê preferencia a sistemas que priorizam o atendimento humano. Para muitos advogados, a tecnologia é uma ferramenta desafiadora. Mais do que fornecer o suporte, a empresa deve estar preparada para oferecer uma verdadeira consultoria de boas práticas de gestão ao escritório.
Com um pacote de serviços adequado, você conta com muitos recursos de suporte técnico. Portanto, você não precisa pagar a mais ou dedicar um tempo próprio para essa solução. Tudo está incluso no valor pago.
Esses 8 recursos são imprescindíveis em um bom software para advogados. Queremos que você conheça o software jurídico GOJUR, o sistema que trará não só esses benefícios, mas muito outros para sua empresa. Acesse o site e confira como utilizar em freemium.