A rotina de um escritório de advocacia tem se tornado cada vez mais desafiadora. Isso porque, para continuar a competir no mercado, os profissionais precisam estar em constante movimento para se diferenciar dos demais.
Oferecer um serviço personalizado ao cliente e profissionalizar seu marketing pessoal tem feito grande diferença na evolução de um escritório de advocacia, impactando positivamente as finanças e a aumentando a confiabilidade nos advogados.
Mesmo sendo um processo natural nesse mundo de constante transformação, o acúmulo de tarefas sobrecarrega o escritório e exige mudanças na gestão dessas demandas.
Sendo assim, dificilmente encontramos um escritório de advocacia que ofereça bons serviços insistindo em manter processos manuais e prejudicando a produtividade dos profissionais envolvidos.
Com as práticas manuais cada vez mais sendo abandonadas, alguns escritórios acabam por se perguntar qual é o momento certo de investir em um software jurídico e quando é hora de mudar a logística diária.
Logo se o seu escritório tem passado por essa crise de questionamentos, saiba agora 9 fatos que comprovam que é necessário obter um software jurídico.
1. Perda de prazos importantes
Um dos maiores problemas com a sobrecarga de demandas no âmbito manual é a possibilidade de perder prazos importantes dos processos em andamento. Sendo assim, investir em um software jurídico pode ser a solução para esse impasse.
Com o GOJUR, por exemplo, o advogado pode controlar os prazos através de uma ferramenta que permite a distribuição da tarefa diretamente na agenda do responsável pelo seu cumprimento, além de gerar alertas quanto aos prazos que estão perto de vencer.
Em um software jurídico, a possibilidade de perdas de prazos é praticamente zero, visto que todas as publicações do escritório veiculadas nos diários oficiais são disponibilizadas no sistema e direcionada aos processos correspondentes. Isso garante que nenhum detalhe importante se perca e oferece um maior controle do advogado a todas as suas demandas.
2. Falta de tempo para questões jurídicas
A gestão de um escritório de advocacia também requer uma grande atenção por parte do advogado, sendo essa uma tarefa que costuma demandar bastante tempo do profissional.
Ao adotar um software jurídico, ele consegue cumprir com funções como: organização do fluxo de trabalho, atualização de dados cadastrais e processuais, acompanhamento e execução de tarefas pendentes, gestão financeira adequada, entre outros.
Pelo fato de um software viabilizar a execução de tarefas administrativas, o profissional tem a chance de se dedicar melhor às atividades que necessitam de sua máxima atenção e, o melhor, com a certeza de que sua agenda estará sempre organizada.
Outra vantagem para a gestão do escritório é que, ao usar o software jurídico e cadastrar os processos, o sistema realiza quase todo o serviço sozinho, gerando uma imensa segurança ao advogado.
3. Mobilidade de informações e dados estruturados
É comum que antes de iniciar uma audiência, por exemplo, o advogado consulte algumas informações incluídas no processo para ter um preparo ainda mais apurado do caso. Ao confiar nos processos manuais de gestão, essas informações podem ser difíceis de serem encontradas de última hora, fazendo o advogado perder tempo em ordená-las.
Por se tratar de um sistema na nuvem, o software jurídico oferece a disponibilidade das informações em qualquer aparelho com acesso à internet. Isso significa que o advogado pode acessar todas as informações necessárias do processo de qualquer lugar.
Além disso, armazenar as informações do escritório em um software jurídico permite que o advogado estruture seus dados. Existem alguns softwares que disponibilizam diversos campos para preenchimento dos dados de processos, que quando cruzados com outras informações, geram bons indicadores para o gestor.
Esse benefício também dá ao advogado a chance de se preparar muito melhor para a execução do seu trabalho, já que agora ele conta com uma maior autonomia dentro das suas funções.
4. Atividades mecânicas e repetitivas que tomam tempo
Atualizar cadastro ou inserir novos no sistema do escritório de advocacia pode fazer o profissional perder grande parte do dia de trabalho. Pior ainda, pode ocorrer de isso se tornar uma atividade repetitiva e, por vezes, cansativa.
Com a utilização de um software jurídico, o sistema de automação pode encontrar qualquer cadastro de forma prática, fazendo com que a sua atualização seja mais eficaz e dinâmica. Além disso, o sistema também permite um controle de clientes, prazos, processos e finanças do escritório mais inteligente, entregando uma excelente elaboração de relatórios.
A revolução impulsionada pelo sistema permite que o profissional tenha um maior tempo para se dedicar aos estudos de um caso específico e invista em um atendimento mais humanizado com seus clientes . Assim, ficam abertos a possibilidades de “networkings” importantes para a sua área de atuação.
5. Monitoramento dos processos nos tribunais
Realizar o monitoramento de todos os processos ainda em aberto no escritório de forma manual pode ocasionar diversas falhas. A principal delas é que o acompanhamento realizado dessa maneira pode abrir brechas para a desatenção, uma vez que é muito fácil deixar escapar uma informação importante.
Sendo assim, a melhor maneira de acompanhar os processos em andamento é contar com a ajuda de um software jurídico. Ele poderá localizar as informações correspondentes em qualquer tribunal do país em poucos instantes.
Também pode enviar mensagens de alerta para o advogado sobre os próximos passos que ele precisará dar. Dessa maneira, o profissional pode se preparar com muito mais assertividade.
Saiba mais sobre a importância de software jurídico para um escritório de advocacia
6. Perda de produtividade e falta de feedback a equipe
Caso o advogado trabalhe com uma equipe, é natural que possa delegar tarefas para a semana ou até o mês inteiro. Esse é um passo muito importante para a gestão de equipe e escritório, e requer que o processo seja organizado.
No entanto, quando esse profissional realiza tudo manualmente, esse processo pode perder o controle. Isso porque nem sempre ele poderá dedicar alguns minutos para saber o que a equipe está de fato realizando e se as tarefas estão sendo executadas de maneira correta.
Com o software jurídico, é possível que o advogado melhore a comunicação interna com os demais colaboradores e possa ter um controle das tarefas a serem executadas, podendo checar como estão se desenvolvendo.
O sistema também permite uma integração total da equipe, deixando as informações disponíveis para todos os envolvidos, seja sobre as demandas a serem executadas como também as próximas. Dessa forma, o advogado consegue acompanhar melhor todo o fluxo de trabalho, gerando produtividade da equipe e construindo um relacionamento interpessoal saudável.
Logo, um bom ambiente de trabalho proporciona feedbacks efetivos aos colaboradores, que conseguem captar as expectativas do gestor para entrega do resultado.
Com o aumento da produtividade, todo o escritório passa a ter mais tempo para realizar outras tarefas, como melhorar o atendimento ao cliente. Ter um software jurídico ajuda nesse sentido, já que muitos deles oferecem acesso exclusivo do cliente aos andamentos do seu caso sem que este dependa do posicionamento do advogado. Esse relação de transparência gera confiabilidade na prestação dos serviços.
7. Perda de documentos importantes
A digitalização de documentos e contratos é a melhor maneira para mantê-los em dia e sem correr o risco de serem extraviados. Com um sistema online de gestão jurídica isso pode ser possível. Entre todas as outras opções, o software também pode organizar os documentos de acordo com os processos correspondentes e demais cadastros.
Todos esses registros ficarão armazenados em um único local, como se fosse uma grande sala de arquivos. O advogado só terá o trabalho de localizá-lo através da organização definida por ele.
Além de economizar verbas referentes à impressão e até espaço físico, o profissional tem a certeza de que os dados estarão em segurança, uma vez que o sistema também conta com proteção contra roubo de informações.
Essa digitalização também oferece integração para todos os dispositivos que estejam conectados com ele. Então, caso precise acessar uma informação durante uma reunião, o advogado consegue consultar os documentos diretamente da tela do celular e não mais se perder no meio de folhas dentro da sua pasta.
8. Finanças do escritório estão sem a atenção necessária
O setor financeiro de qualquer empresa que se preze é o pilar do negócio. Controlar de caixa e as movimentações bancárias do escritório é de extrema importância para que o empreendimento continue funcionando com boa saúde financeira.
Com a ajuda de um sistema integrado, é possível gerenciar todas as movimentações importantes, folhas de pagamento, despesas, impostos, envio de faturas aos clientes e o acompanhamento de clientes inadimplentes.
A praticidade de ter tudo organizado em um só lugar resulta em um aumento expressivo na lucratividade do escritório, podendo chegar até 30%. Além disso, é possível economizar algumas despesas por colaborador.
9. Experiência personalizada ao cliente
Atualmente, o atendimento personalizado garante diversas vantagens para o negócio. A principal delas é, sem dúvidas, a fidelização do cliente.
Com a simplificação do envio de informações dos processos dentro do sistema, o cliente poderá ter acesso diretamente pelo site para saber como está o andamento dos processos abertos por ele.
O sistema ainda permite que o profissional faça o cadastro detalhado do cliente e realize relatórios de apoio. Dessa maneira, o cliente sentirá confiança no escritório e poderá realizar indicações importantes no mercado.
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