Muitos escritórios estão decididos a ter uma maior competitividade no mercado com a adoção de sistemas digitais, mas ainda resta uma dúvida importante. Então, como implantar um software jurídico?
De fato, quase tão importante quanto o software escolhido é a forma pela qual é implantado. Dessa forma, quando é feita do jeito correto, os ganhos de competitividade e de otimização de recursos são ainda melhores. Para saber como implantar um software jurídico, veja as 9 etapas que preparamos!
1. Crie um cronograma para implantar o software jurídico
Primeiramente, quando falamos em como implantar um software jurídico no seu escritório, o que deverá ser feito é um cronograma de atividades. Assim, essa etapa é fundamental no planejamento de atividades.
Portanto, é a partir disso que você saberá, por exemplo, quais etapas são necessárias e quais não são. Além disso, aqui você irá traçar datas viáveis dentro das quais irá trabalhar, quem será responsável pelo que, etc.
Por isso, defina quais são as etapas mais importantes. Por exemplo, como será feita a migração de dados, o treinamento da equipe de trabalho, quando as atividades no novo sistema irão ter início, etc.
2. Identifique os maiores problemas do seu escritório
Uma etapa importante que deve constar no seu planejamento de como implantar um software jurídico diz respeito aos gargalos do seu escritório. Ou seja, quais são os maiores problemas que você está tendo atualmente? Como o software vai contribuir para a gestão do escritório?
Alguns escritórios de advocacia, por exemplo, têm problemas com prazos. Por isso, adotam estes sistemas na busca por automatizar tarefas que os permita focar mais especificamente nas tarefas importantes.
Por outro lado, há também os que têm problemas de organização financeira, de produtividade, de otimização de recursos, etc. Afinal, o que está levando o seu escritório a buscar um software jurídico de qualidade?
3. Pesquise quais são os melhores softwares jurídicos
Esta etapa está dentro daquele cronograma que mencionei na primeira dica de como implantar um software jurídico. Então, o que isto significa é que você deve dedicar um tempo à busca pelos melhores sistemas disponíveis no mercado.
Hoje em dia, existem muitos, o que torna mais difícil a sua procura. Ainda assim, existem critérios que permitem identificar aqueles que são os melhores softwares.
Por isso, foque nos principais e relacione sempre o que o sistema oferece às necessidades do seu escritório. Cada sistema possui seus pontos fortes e funcionalidades específicas que podem ou não ser úteis para você.
Além disso, eles costumam oferecer planos variados – como no caso do GOJUR, que oferece teste grátis. Outro elemento importante para se ter em conta é a segurança, e o software deve ter procedimentos de criptografia para evitar roubo de dados.
4. A tomada da decisão deve ser conjunta
Assim como não é só uma pessoa que vai utilizar o software jurídico escolhido, não é só ela que deverá escolher. Portanto, na hora da tomada de decisão, o foco deve ser em levar em conta a opinião de todos.
Ou seja, o que cada um pensa que o software precisa ter? Quais são as necessidades do escritório na opinião dos colaboradores que trabalham nele todos os dias, em diferentes setores? Qual o nível de facilidade de uso de cada um dos sistemas que você pesquisou?
Leve, então, cada uma dessas perguntas em consideração, para não ter erro em escolher o software ideal. A partir dessa decisão, a implantação tende a ser mais positiva e fácil.
5. Teste o software antes de implantar
Como implantar um software jurídico não precisa ser algo definitivo e para sempre. Assim sendo, sua decisão pode ser maleável e deve permitir espaço para mudanças, principalmente se for a primeira vez que o escritório estiver adotando um sistema assim.
Da mesma forma que falamos antes, cada software possui as suas especificidades. Em geral, quando um bom é escolhido, não há problemas. No entanto, para iniciantes, é interessante deixar uma margem no cronograma para o caso de voltar atrás.
Dessa forma, uma boa dica e que coaduna a isso é o período de testes que alguns softwares oferecem. Assim como já falamos antes, isso não é tão incomum, e o GOJUR é um bom exemplo de quem permite isso.
Então, a partir do teste grátis, o escritório poderá ter uma opinião mais definitiva a respeito do sistema. Ele funcionou ou não como se esperava? Restou alguma dúvida? Caso tenha dado tudo certo, basta prosseguir com um plano definitivo.
6. Revise os procedimentos do escritório
Quem está procurando como implantar um software jurídico, também está aberto a mudanças que fortaleçam a gestão do escritório de advocacia. Dessa maneira, é possível otimizar os fluxos de trabalho para alcançar resultados mais competitivos.
Por isso, um passo que pode ser importante no seu cronograma é exatamente o de revisar esses fluxos de trabalho. Isto é, como as coisas estão funcionando atualmente e como deverão funcionar após a implantação do software jurídico?
Porém, na prática pode ser mais difícil imaginar isso. Então, pense agora em um exemplo simples: em um escritório no qual cada advogado é responsável por acompanhar e atualizar os seus andamentos processuais e prazos.
A partir do momento em que um sistema digital for adotado no escritório, isso será não somente desnecessário como contraprodutivo. Portanto, este profissional deverá readequar suas práticas para uma que seja mais produtiva. E isso serve igualmente para diversos outros setores.
7. Treine os seus colaboradores
Na mesma linha do que vínhamos falando antes a respeito dos colaboradores, eles são peças chave em como implantar um software jurídico. Isto porque serão eles os mais diretamente impactados pela novidade do sistema digitalizado.
Sendo assim, isso significa que eles devem compreender com plenitude a nova forma de funcionamento do escritório. Hoje em dia, os principais softwares são de fácil aprendizado, mas ainda assim precisam de algum tipo de treinamento.
Por isso, separe um tempo para ensinar os funcionários do escritório. Isso pode ser feito de modo presencial ou remoto, a partir de aulas em vídeo, de tutoriais, entre outros.
8. Defina responsáveis pelas tarefas
A implantação do software jurídico deve ter pessoas responsáveis. Em outras palavras, isto significa que alguém deve ser o líder dessas atividades, levando elas em frente e cumprindo com o cronograma que foi inicialmente realizado.
No entanto, quem deverá fazer isso? Via de regra, isso fica a cargo de quem exerce a gestão do escritório, mas também pode ser passado para outro funcionário. Além disso, pode haver auxílio de mais de um colaborador.
Por isso, perceba que o mais importante é ter alguém que esteja com essa responsabilidade em mãos. Assim, tendo suas próprias metas a cumprir, de acordo com o planejamento, ela deverá obedecer ao que se espera.
9. Revise as atividades
Por fim, algo importante em como implantar um software jurídico é, ao final de tudo, revisar o que foi feito. Afinal, todos os passos elencados aqui na publicação foram seguidos? Além disso, o que houve de diferente? E o que pode ser melhorado?
Por certo, cada escritório de advocacia é diferente do outro, com suas próprias especificidades. Portanto, da mesma forma, cada um também pode operar de forma distinta do padrão que apresentamos aqui.
Agora que você já sabe como implantar um software de advocacia, venha para o melhor! Clique aqui e conheça o GOJUR!