Com os contratempos presentes na economia mundial, o mercado brasileiro tem sofrido as consequências em seus processos de demanda. Por isso, as empresas buscam formas de superar os tempos de crise adaptando-se a novos modelos de gestão, priorizando ações que otimizem os serviços internos para gerar escalabilidade no mercado.
Contudo, de acordo com a matéria publicada no Estadão em 27 de março, a pandemia causada pelo novo coronavírus (Covid-19) já vem impactando em grande escala a economia mundial, provocando uma crise econômica que atingirá a maior parte dos setores do mercado. Por isso, é importante atentar-se à novas formas de inovação para garantir redução de custos e otimização nos processos.
Para garantir menores riscos as empresas nesses tempos de crise, o departamento jurídico é um dos setores mais importantes da organização. Logo, quando o assunto é planejamento estratégico e automação de serviços, o jurídico tem o seu papel crucial na tomada de decisões mais assertivas e econômicas dentro de uma empresa.
DEPARTAMENTO JURÍDICO: O QUE É E QUAL A SUA FUNÇÃO?
De modo geral, o departamento jurídico é onde ocorrem todos os processos, ações e interpretações legais estabelecidos, de forma que a organização siga a lei. Contudo, o seu papel vai muito além de apenas oferecer recursos legais e controlar as ações processuais que giram em torno do ambiente interno.
Em razão do aumento da complexidade das relações empresariais, principalmente no âmbito jurídico, este departamento tem atuado de “mãos dadas” aos gestores. Contudo, a visão do serviço jurídico no mercado ainda pode parecer tradicional. Em um passado recente, o setor jurídico era acionado apenas para ações judiciais e outros processos de mesmo contexto.
Entretanto, com as novas formas de gestão exigidas pelo mercado, a rotina jurídica tem se portado mais proativa. Logo, passou-se de um simples departamento com serviços específicos para a atuação de todos os setores da empresa, colaborando com a visão geral do negócio.
Inicialmente, a rotina jurídica em uma empresa tem o seu papel em vários processos. Entre eles, temos:
1. Business Partner
Além de já garantir seu papel em situações jurídicas que são rotineiras da empresa, o setor agora também atua em outras áreas corporativas, acrescentando informações necessárias ao planejamento estratégico, contribuindo na produção de resultados, mitigando riscos e colaborando na tomada de decisões mais conscientes.
Quando, por exemplo, a diretoria geral precisa avaliar a possibilidade de criação de um produto ou serviço para lançamento no mercado em tempos de crise, o departamento jurídico é chamado para análise de contextos legais. Além disso, também cabe ao jurídico orientar sobre possíveis impactos de tais medidas, pois além do conhecimento técnico na área de atuação, o departamento jurídico desenvolve e aperfeiçoa a construção do raciocínio analítico e crítico.
2. A proteção de dados
Sabemos que toda organização possui códigos de conduta e políticas de segurança em relação às suas informações. Todo o gerenciamento, condutas e políticas é feito pelo jurídico em parceria com o departamento de Recursos Humanos (RH), pois os cargos dos colaboradores precisam estar alinhados às normas.
3. Processos Judiciais
Com o sistema jurídico integrado a diversas áreas da organização, os conflitos internos tendem a se resolver de forma menos complexa. Além disso, também atua em procedimentos que podem acarretar futuros prejuízos e identificar casos de descumprimento de regras.
4. Domínio em Técnicas de Gestão
Nesse campo, o profissional jurídico vai além do seu campo de atuação. O setor atua como modelo 4.0, o que indica que o jurídico possui familiaridade com a tecnologia para otimizar e automatizar serviços manuais, garantir qualidade e eficiência nos processos demandados.
Em suma, o setor jurídico mantém-se parceiro da organização não somente em sua área de atuação, mas também em todo o sistema organizacional através da acessibilidade de informações gerais e acesso à tecnologia.
5. Negociações e Processos Judiciais
Em termos de negociações para evitar os processos judiciais, o erro comum é acionar o departamento jurídico quando a situação já ocorreu, e não acionar para fins preventivos. Dessa forma, com o jurídico mais estratégico e integrado nos demais setores, a possibilidade de resolver conflitos internos é maior.
Além disso, as constantes variações de mercado em tempos de crise, acompanhadas de novas leis regulamentadoras, motivam as empresas a investirem em softwares para controle de processos judiciais e tomar medidas preventivas para o controle de tais variações iminentes.
DEPARTAMENTO JURÍDICO COMO PARCEIRO ESTRATÉGICO
Com a crise ocorrida em função da Pandemia um novo normal se estabeleceu para as empresas que a cada dia devem lidar com novas normas e legislações que são publicadas e afetam diretamente as organizações, seus funcionários e parceiros de negócio.
Nesses tempos de crise, o departamento jurídico deve atuar de forma estratégica se antecipando as demandas jurídicas que são geradas em maior quantidade e agindo também como interlocutor entre a empresa e os demais agentes envolvidos na sua operação. Cabe aos profissionais do departamento apoiar a gestão da empresa se antecipando na interpretação de novas normas e e leis além de fornecer aos gestores opções de conduta que estejam amparadas nas leis e não coloquem a organização em risco gerando passivos futuros.
Alguns pontos importantes onde os departamentos podem atuar na gestão de crise.
1. Gestão de Contratos/ Negociação
A empresa para operar no mercado interage diariamente com diveros agentes econômicos consumindo e/ou fornecendo produtos e serviços. Todas as interações são reguladas por contratos que possuem pontos de controle importantes como atualização monetária, escopo, renovação. Uma gestão efetiva dos contratos permite ao departamento neste momento atuar diretamente na negociação dos termos além de antecipar possíveis litígios. Negociando cláusulas de acordo com o cenário atual e evitando a judicialização a área contribui diretamente para evitar gastos desnecessários.
2. Interpretação Normas CLT
A crise trouxe desafios enormes para as empresas em relação aos custos e despesas com seus funcionários em um momento em que tantas incertezas estão presentes. Mesmo com as medidas anunciadas pelos governos federal e estadual para auxiliar as empresas o cenário é crítico. É necessário entender quais as melhores alternativas para cada empresa e neste sentido a interpretação correta e em tempo hábil dos decretos e legislação faz toda a diferença para a sobrevivência da empresa.
3. Diretrizes para o RH
Após entender as opções disponíveis e viáveis para a empresa é hora do departamento jurídico fornecer estas informações de maneira clara para os outros departamentos da empresa bem como para a direção. Caso seja necessário alterar ou flexibilizar contratos de trabalho, por exemplo, é preciso que haja diretriz nas ações e que a comunicação com os colabores seja clara e concisa. O departamento jurídico em conjunto com RH pode elaborar documentos que irão conduzir e direcionar a execução destas mudanças temporárias nos contratos de trabalho.
4. Consultoria Tributária
Em tempos de crise também é comum que incentivos fiscais sejam negociados e concedidos pelos governos para aliviar o caixa das empresas. É imperativo que todas as possibilidades de vantagem tributária sejam acompanhadas pelo corpo jurídico da empresa e colocadas à mesa para o área finaceira-fiscal da organização. Questões tributárias podem desonerar os custos da empresa permitindo mais competividade dos seus produtos.
5. Atenção Extra nas Demanda Jurídicas
Invariavelmente as demandas jurídicas em tempo de crise serão aumentadas em relação ao baseline visto que por mais que se negocie, divergências contratuais com forncedores, funcionários e outros parceiros, em função de falta de acordo, levarão para situações que serão judicializadas. Acompanhar de forma organizada com processos bem definidos e controle rigoroso dos prazos de todos os processos em curso é fundamental para evitar prejuízos. É necessário que as movimentações processuais e publicações sejam acompanhadas diariamente e que todas as ações realizadas sejam registradas na “ficha” do processo. Documentos e atividades relacionadas também devem ser registrados e facilmente rastreáveis.
6. Informações Financeiras
As empresas com ações em curso em que são parte demandadas necessitam provisionar estas despesas em seu balanço para gerenciar os riscos e em alguns casos cumprir regras de compliance ou legislação. É importante que esta informação esteja disponível em tempo real, com valor monetário atualizado e que possa ser integrada com seu departamento financeiro rapidamente.
Todas estas atividades geram alta demanda pela área juridica que deve gerenciar além dos processos e contratos, as demandas internas da companhia. A produtividade é fator fundamental neste aspecto e o gestor jurídico deve buscar formas de melhorar sua produtividade com investimentos em tecnologia, treinamento e processos. A Business Company oferece o software jurídico GOJUR que pode lhe auxiliar em diversas atividades automatizando processos, aumentando produtividade por pessoa e gerando consequente redução de custos.
O QUE É O GOJUR?
O GOJUR é um software jurídico totalmente na nuvem para auxiliar na gestão de processos de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Para controle de fluxo de atividades, é possível cadastrar processos de forma simples. Desse modo, o sistema automaticamente atualiza os processos com as publicações dos diários, e os advogados incluem peças processuais, despesas, honorários, andamentos, e outros serviços.
Em termos de funcionalidades, o GOJUR oferece:
1. Busca inteligente e ordenação de pastas por diversos critérios;
2. Opção de cadastro de processos jurídicos de forma automática ou manual;
3. Calculadora jurídica para atualização automática de correções monetárias do processo;
4. Recebimentos de publicações e direcionamentos automaticamente na pasta do processo;
5. 100% integrado aos sites dos tribunais – nossos robôs conectam nos tribunais e atualizam o GOJUR diariamente
6. Mobilidade para acessar o computador ou aparelhos conectados a internet (celulares e tablets)
7. Controle financeiro de despesas e receitas no formato fluxo de caixa e demais ações adjacentes;
8. Módulo de faturamento e emissão de boletos bancários (opcional)
9. Agendamento rápido de prazos e compromissos, bem como a notificação de lembretes via e-mail;
10. Emissão de documentos jurídicos personalizados com preenchimento automático , entre outros.
Agora que você já sabe a real importância de um departamento jurídico em sua empresa para a redução de custos e a otimização de serviços, o GOJUR é uma ótima opção para gerar escalabilidade no seu negócio e facilitar a sua rotina jurídica. Quer saber mais? Então conheça a nossa versão gratuita e faça o upgrade com a versão que mais se encaixa em seu negócio.