Existem muitos processos que são feitos no dia a dia de um escritório de advocacia. Boa parte deles pode ter uma redução significativa no tempo que leva para executar. Dessa forma, é possível otimizar o tempo do escritório de advocacia em 2023.
Para isso, porém, é necessário entender quais são essas tarefas, quais podem ter uma redução no tempo e, mais importante, como realizar isso. Portanto, exige um certo planejamento, que começa a partir da fase de detectar o que está tomando mais tempo na rotina do seu escritório.
A partir de concluída essa etapa, então é hora de, enfim, começar a executar os planos para otimizar o tempo do escritório de advocacia em 2023. Assim, é possível começar o ano com uma gestão mais eficiente e moderna. Entenda como!
Analise quais processos permanecem ativos
Uma das coisas que mais ocupa o tempo em um escritório de advocacia em qualquer que seja a época são os processos. Então, uma etapa inicial é entender quais deles estão ativos de verdade, para começar a otimizar o tempo.
Note, portanto, que isso requer uma certa organização inicial. A partir do momento em que o escritório está bagunçado e desorganizado, torna-se difícil manejar qualquer coisa, sobretudo as que demandam mais tarefas, como os processos. E, então, vira uma bola de neve.
Em alguns casos, pode parecer que o processo está ativo, mas se você observar informações detalhadas, vai notar que o cliente está inativo. Para isso, é preciso verificar algumas informações básicas que ajudam.
Entre outros dados, entenda quando foi que a última atualização entrou, quantos processos têm o cliente, quanto ele costuma gerar em renda ao escritório, etc. isso vai permitir uma organização mais eficaz e voltada ao cliente.
Dessa forma, os profissionais do seu escritório vão conseguir realizar a análise de outros dados também. Por exemplo, será possível saber o quanto se gasta em tempo com cada processo, com cada cliente, e assim por diante.
Uma vez que temos informações como estas, é possível realizar duas coisas. Primeiro, identificar se está aceitável ou não, e em quais casos. Segundo, traçar estratégias para resolver os problemas de execução de forma eficaz, agindo na sua raiz.
Acabe com os arquivos físicos de uma vez por todas
Antigamente, ter arquivos físicos era algo normal em qualquer ambiente, em especial em escritórios, dada a quantidade de informação que precisava ser guardada. Porém, não tem como isto ser aceitável para um escritório de advocacia em 2023.
Ao invés de guardar os arquivos de forma física, é necessário aprender vias alternativas e muito mais eficazes. Isso diz respeito não somente à otimização do tempo, como também à economia de recursos investidos no escritório.
Pense que guardar fisicamente exige espaço. Afinal, quanto mais clientes, mais documentos são, e mais gavetas são requeridas. Portanto, você precisa de uma sala e de armários para suportar tudo isso. Quanto maior for sua sala, mais vai ter gastos como de aluguel.
Com relação ao tempo, também é muito fácil notar o quanto isso é custoso. Quem nunca perdeu nenhum documento ou ficou horas procurando por um papel que estava guardado na gaveta errada por engano?
Isso pode gerar um caos no escritório por bobeira e por algo completamente evitável. Tanto a perda do documento, que nem sempre pode ser conseguido de volta facilmente, quanto a demora para encontrá-lo.
Para passar por essa solução do passado, existem mecanismos seguros que permitem a centralização dos dados de forma digital e em nuvem. Em outras palavras, basta digitalizar tudo e colocar no software jurídico que será só acessar esse sistema para encontrar a informação desejada.
Para começar, observe que não é mais necessário ter nada guardado em espaço físico. Afinal, tudo irá ficar no sistema do programa que poderá ser acessado por computador, tablet ou smartphone.
Além disso, a própria tarefa de encontrar os documentos é facilitada. Existem sistemas de buscas muito intuitivos que permitem que você encontre a informação desejada a apenas poucos toques.
Saiba lidar com o fluxo de trabalho de uma forma mais eficiente
Em primeiro lugar, é necessário identificar quais são as tarefas que estão gerando um desperdício no tempo. Até aqui, demos dois exemplos que podem muito bem estar ocorrendo no seu escritório: processos e armazenamento de documentos.
Assim sendo, é igualmente necessário avaliar quais tarefas mais estão tomando tempo dentro do fluxo de trabalho do escritório de advocacia. O que está tomando mais a atenção? Em seguida, como é possível reduzir esse tempo despendido na atividade?
A forma mais eficiente de se fazer isso é através de um mapeamento de cada tarefa feita pelos colaboradores. Nesse mapeamento, devem constar dados importantes, como quanto tempo é gasto em cada tarefa, quais são os prazos e quem são os responsáveis.
Ou seja, é algo que deve ser muito bem definido. Lembre-se de que um fluxo de trabalho serve para organizar as funções e para deixar bem explícito o quanto está sendo gasto em cada atividade realizada.
Ao final, esse fluxo de trabalho, ou workflow, como também é chamado, tem por objetivo sequenciar as tarefas visando a conclusão de todas. Note que existem etapas a serem seguidas em todos os trabalhos, e na advocacia não é diferente.
Assim, tome por exemplo o que é necessário para iniciar uma contestação. Entre outras tarefas, o profissional precisa fazer uma pesquisa, ter o rascunho de uma peça, escrever a contestação, revisar, mostrar ao cliente, e assim por diante até finalizá-la.
Então, a partir do momento em que esta etapa for realizada, é hora de seguir e levar a mesma lógica às outras atividades do escritório. Com isso, logo deve haver uma redução significativa no tempo de trabalho para cada atividade.
Aprenda sobre a advocacia na era digital
Aprender sobre a tarefa de como advogar na era digital é outro aspecto essencial para otimizar o tempo do escritório de advocacia em 2023. O mundo mudou e, junto com ele, as formas de lidar com o Direito também.
Hoje em dia, existem diversas estratégias, métodos de trabalho e ferramentas que não existiam ou que não eram tão usuais décadas atrás. Portanto, é necessário estar ciente sobre isso e entender como aplicar da melhor maneira.
Na prática, elas servem para diversas atividades. Assim sendo, vão ajudá-lo na gestão como um todo, a lidar com clientes, a otimizar o uso do tempo, a ter as finanças e o fluxo de caixa de uma forma mais compreensível e prática, etc.
Comece a utilizar um software jurídico para otimizar o tempo
Utilizar um software jurídico é uma das estratégias para otimizar o tempo do escritório de advocacia em 2023. Esses programas reúnem boa parte das tarefas que mencionamos ao longo do texto até aqui.
Hoje em dia, existem diversas opções de sistemas disponíveis na internet. isso significa que é necessário avaliar uma série de fatores, como a qualidade, a segurança e a efetividade dele para cumprir o que promete.
O mais recomendado é que o escritório comece a utilizar um software intuitivo, que seja fácil de lidar e que tenha sua eficiência comprovada. Dessa forma, garante que não estará perdendo tempo nem recursos.
O GOJUR é um programa para advogados focado nisso. São diversas possibilidades de planos para se adequar às necessidades do seu escritório. Clique aqui e saiba mais!