Modernizar as atividades é uma tarefa que tem um impacto significativo em qualquer negócio. Quando falamos na digitalização na advocacia, não é diferente. Isso serve para tornar mais eficazes os processos em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, por exemplo.
Dessa maneira, adaptar-se aos dias de hoje requer entender quais são as atividades que o escritório está fazendo atualmente e que são ultrapassadas. Além disso, requer a compreensão das melhores ferramentas jurídicas à disposição.
Por isso, preparamos esta publicação com algumas dicas de como aplicar no seu escritório. Acompanhe!
O que é a digitalização na advocacia?
A tecnologia está em constante evolução. Isso acontece em todas as áreas, entre as quais o Direito também está incluído. Dessa maneira, hoje em dia existem processos e ferramentas que permitem otimizar a tarefa nos escritórios de advocacia de uma forma inovadora.
Contudo, ainda que esse seja um assunto relevante e que impacta diretamente nas atividades do dia a dia, nem todos os advogados estão cientes do poder da digitalização na advocacia. Esse processo, que é simples se comparado a outros, permite ganhos importantes.
De forma geral, estar presente na era digital significa modernizar as atividades do escritório. Ou seja, atualizar conforme as melhores práticas observadas atualmente. Melhores práticas essas que, como mencionamos acima, mudam com o passar do tempo, em constante evolução.
Assim sendo, é necessário mudar alguns aspectos básicos. Por exemplo, a própria mentalidade de trabalho, a qual deve ser adaptada aos novos modelos. Afinal, não basta alterar a forma de trabalho se a maneira de pensar segue igual, não é verdade?
É necessário pensar no escritório como um negócio, uma empresa, visando objetivos dessa natureza. Por certo, não significa negligenciar os clientes. Na verdade, a real finalidade é conseguir tornar as atividades mais eficazes e rentáveis, com foco no cliente, trazendo benefícios a todos.
O mais importante é entender que as tecnologias são transformadoras e possuem sim um grande potencial positivo de mudança. Entretanto, a mentalidade deve mudar junto. Por isso, separamos na próxima seção algumas dicas para começar a adaptar qualquer escritório.
Como digitalizar o escritório da forma mais eficiente
Não importa se o escritório é pequeno ou grande, todos podem se valer da digitalização na advocacia. Atualizar os processos permite um ganho de diversas maneiras. Isso, no final, vai facilitar a rotina do profissional, permitindo um foco maior nas causas que está lidando.
Mas, dito isso, como começar a digitalização na advocacia? Na verdade, não existe uma fórmula mágica aplicável a todos os escritórios. O que existe, sim, é um passo a passo que pode ser adaptado conforme a realidade do seu negócio.
Por isso, não basta apenas copiar o que outro escritório fez, uma vez que as necessidades podem não ser exatamente as mesmas. Aplicar os recursos tecnológicos requer, antes de mais nada, entender a real situação do seu escritório.
Para iniciar essa jornada de adaptação, separamos algumas dicas abaixo. Veja:
1. Mapeie os processos
Uma etapa inicial é começar a entender de que forma o seu escritório está operando de fato. Ou seja, a ideia aqui é mapear os processos, visando entender como cada etapa é realizada dentro da realidade da empresa.
Uma vez que isto seja feito, será possível entender o fluxo operacional, como as coisas funcionam. Muitas vezes, existem gargalos importantes que geram desperdício de atividades e processos dentro do escritório.
Para realizar o mapeamento, existem métodos já muito bem definidos, que passam por diagramas e fluxogramas. Com isso, será possível observar quais são as tarefas realizadas, quem é o responsável por elas e a ordem através da qual são feitas.
A digitalização na advocacia começa aqui por um simples fato. É que a partir desse mapeamento será possível entender quais são as necessidades que o seu escritório possui. Isto é, de que forma e em quais processos a transformação tecnológica deve impactar nele.
2. Planeje o que será automatizado e digitalizado
Em linha do que acabamos de ver sobre o mapeamento dos processos, há uma metodologia que deve ser seguida. Então, se o primeiro passo foi analisar como o escritório está, o segundo é o de projetar de que maneira ele deve ficar e a partir de quais atividades.
Portanto, pense no mapeamento da primeira etapa como uma espécie de diagnóstico. É como se tivéssemos realizado exames no escritório e chegado a alguns problemas que podem e devem ser resolvidos.
Agora, então, é hora de pensar no plano de ação e nos remédios para esse problema. De que forma devem ser aplicados? Em quanto tempo? Em quais setores do escritório? Quem serão os responsáveis?
Lembre-se, também, de que existem muitos softwares e ferramentas similares. Em virtude disso, até mesmo na hora da escolha é necessário observar qual é aquele que traz as melhores soluções para a sua realidade.
3. Mude o mindset da equipe
Além de trazer novas soluções, é necessário igualmente convencer a equipe de trabalho de que aquelas soluções são de fato uma necessidade. Isso porque o escritório deve reestruturar suas atividades como um todo, de modo integrado, e não apenas parcialmente.
Em razão disso, a mentalidade é algo a ser alterado para uma digitalização na advocacia que tenha sucesso. Isso diz respeito à forma de pensar, de desenvolver raciocínios para resolver problemas e de como trabalhar na rotina do escritório.
A era digital trouxe novos métodos de gestão, que impactam de diversas maneiras. O fluxo operacional que mencionamos no início, por exemplo, deve ser adaptado às tecnologias que forem aplicadas de ponta a ponta.
4. Melhore a comunicação interna e externa
O setor de comunicações é um dos que mais teve inovações nas últimas décadas, não é verdade? Pense, por exemplo, nos smartphones, no e-mail, na internet, nos aplicativos de mensagens, entre tantas outras possibilidades.
Diante disso tudo, alguns costumes do passado entraram em desuso. Um deles, é o uso exclusivo de telefonemas para lidar com a equipe interna e com os clientes.
Até mesmo a pandemia e o reforço da advocacia home office catalisaram essa necessidade de adaptação. Cada vez mais a comunicação precisa ser instantânea e permite novas opções.
Para lidar com os clientes, por exemplo, a digitalização na advocacia tem algumas possibilidades. Hoje em dia, existem robôs que levam mensagens, há a possibilidade de acesso aos processos nos sistemas jurídicos, entre outros.
Isso ajuda a economizar tempo e a tornar mais direta a comunicação. Isso acaba sendo benéfico para todos os envolvidos.
5. Procure ferramentas de digitalização na advocacia
Por fim entre as dicas para aplicar a digitalização e a modernização do escritório, é indicado buscar ferramentas jurídicas. Assim como dito antes, existem diversas opções, cada uma operando de formas distintas.
O mais importante é encontrar uma que tenha as soluções necessárias para reduzir custos e otimizar processos no seu negócio. Em outras palavras, uma que traga as melhores soluções de acordo com o que foi diagnosticado no mapeamento de processos.
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