A gestão de documentos ajuda qualquer escritório de advocacia e departamentos jurídicos a lidar com grandes volumes de informações diariamente.
Imagine, então, o quanto isso pode fazer pela sua rotina? Com os avanços da tecnologia, há diversas maneiras de otimizar esse processo, tornando-o mais ágil, seguro e acessível.
Ao longo deste artigo, você vai aprender algumas dicas para transformar a gestão de documentos do seu escritório e entender a importância das ferramentas digitais nesse cenário.
Vamos lá?
O que é um sistema de gestão de documentos?
Um sistema de gestão de documentos ajuda a otimizar o processo de organização, armazenamento e controle de informações em uma empresa. E, com isso, garantir que as informações estejam acessíveis de maneira rápida e organizada.
Na área jurídica, isso envolve uma série de atividades, como gerenciamento de contratos, petições, e-mails, entre outros arquivos úteis para o dia a dia de advogados.
Então, com o uso planejado desse tipo de software para escritórios de advocacia, essa prática tende a melhorar tanto a produtividade como assegurar que os documentos estejam de acordo com as exigências legais.
Quais são os objetivos da gestão de documentos?
A gestão documental no direito tem como principal objetivo garantir que todos os arquivos relevantes sejam armazenados, recuperados e protegidos. Em outras palavras, o foco é garantir que os profissionais da sua empresa possam acessar rapidamente as informações que necessitam, reduzir o risco de perda de documentos e melhorar a segurança e conformidade legal.
Outro objetivo que podemos considerar é a importância em automatizar tarefas manuais repetitivas, como a categorização de documentos.
Benefícios da gestão documental no direito
Uma gestão de documentos oferece boas vantagens para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Entre as principais, estão:
Aumento da produtividade
A organização digital permite que advogados e equipes encontrem documentos rapidamente, eliminando a necessidade de vasculhar arquivos físicos, um trabalho bem mais moroso.
Redução de custos
A digitalização de arquivos reduz a necessidade de espaço físico e minimiza gastos com papel e impressões, contribuindo também para a sustentabilidade.
Segurança
Documentos podem ser protegidos com criptografia e backups automáticos, garantindo que informações sensíveis estejam sempre seguras.
Controle de versões
Sistemas de gestão de documentos facilitam o acompanhamento de atualizações e versões, evitando erros decorrentes do que estiver desatualizado.
Cumprimento de prazos
A automação de lembretes e organização documental agiliza o fluxo de trabalho, garantindo que prazos sejam cumpridos com eficiência.
A importância da digitalização na gestão de documentos
A aplicação de tecnologia para a digitalização de documentos otimiza a rotina dos escritórios. Afinal, com a sua aplicação, o acesso remoto permite aos advogados a consulta rápida de arquivos onde quer que eles estejam, e a qualquer hora, desde que conectados à internet.
Além disso, esse tipo de ferramenta possibilita a colaboração entre equipes, mesmo quando estão geograficamente distantes — algo que confere agilidade ao processo de troca de informações.
Outro ponto é a centralização dos documentos em um único local, o que elimina a desorganização de papéis e facilita a pesquisa por arquivos por meio de sistemas jurídicos com filtros avançados.
A digitalização também reduz o risco de perda de documentos e de erros relacionados à gestão manual, aumentando a segurança e a eficiência do armazenamento.
Como fazer uma boa gestão de documentos?
Uma gestão jurídica, no geral, demanda organização e uso das ferramentas certas. Confira algumas dicas que trouxemos para otimizar esse processo e promover a organização de documentos na sua empresa:
Digitalização e armazenamento eficaz
A digitalização permite que arquivos em papel sejam convertidos em formato digital e organizados de forma inteligente.
Acontece que, para garantir os benefícios desse processo, você deve segmentar os documentos de maneira lógica e categorizá-los por critérios como tipos de contrato, datas, clientes ou casos específicos.
Além disso, o armazenamento na nuvem oferece vantagens como a acessibilidade imediata de qualquer local com internet e redução de espaço físico. Essa prática facilita a recuperação rápida de informações e ainda aumenta a segurança dos documentos, já que backups regulares na nuvem ajudam a evitar perdas por danos físicos ou falhas no sistema local.
Segurança na gestão de documentos
Implementar criptografia de dados é uma das principais medidas para proteger documentos contra acessos não autorizados, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou editar informações sensíveis.
Além disso, o controle de acesso baseado em funções (RBAC) permite definir quem tem permissão para acessar ou modificar determinados documentos, minimizando riscos de manipulações indevidas.
A prática de realizar backups automáticos frequentes também é importante, pois evita perdas de informações devido a falhas no sistema, ataques cibernéticos ou acidentes. E, assim, você perpetua a continuidade do trabalho.
Integração de sistemas e automação
Conectar um software de gestão de documentos a um ERP, por exemplo, facilita a troca de informações entre diferentes setores. Algo que também evita retrabalhos e duplicações de tarefas.
Com isso, a automação de atividades repetitivas, como o envio de notificações de prazos ou a geração de relatórios, libera tempo para os advogados se dedicarem a atividades mais estratégicas e analíticas.
E mais: a integração também permite uma visão mais ampla e centralizada de todas as operações do escritório.
Crie um sistema de controle de versões
Como no setor jurídico as alterações são frequentes em contratos, petições e outros documentos, é indispensável criar um sistema de controle de versões para que todas as mudanças feitas em um documento sejam registradas, com o acesso ao histórico de edições e prevenindo a perda de informações importantes.
O escritório ainda ganha em transparência, já que o controle também permite ver quem fez cada alteração e quando, evitando confusões e erros.
Defina políticas de armazenamento e backup
Tão importante quanto criar uma gestão documental, é ter uma política de armazenamento e backup que possa ser seguida por todos os usuários.
É ela quem vai garantir a segurança, a disponibilidade dos documentos jurídicos, a escolha do melhor local de armazenamento — seja em servidores físicos ou em soluções baseadas em nuvem —, além de regras para que os arquivos estejam seguros contra perda ou acesso não autorizado.
Um passo importante aqui é definir prazos para que arquivos antigos sejam excluídos de forma segura quando não forem mais necessários, respeitando legislações de proteção de dados, como a LGPD.
Alinhe a equipe para a gestão documental
Para que o sistema que foi criado funcione corretamente, é preciso que as pessoas que irão utilizá-lo estejam cientes de pontos importantes, como:
- Quais são as políticas de armazenamento, backup, segurança de informações e controle de versões;
- Aspectos técnicos, como o uso de softwares de gestão documental e ferramentas de digitalização;
- Práticas de segurança documental;
- Manuseio adequado de documentos sensíveis;
- Cumprimento de normas de compliance.
Com uma equipe alinhada com os procedimentos definidos, a chance de erros e retrabalhos consequentemente irá diminuir.
Escolha o GOJUR para fazer uma gestão de documentos eficiente!
Se você busca uma solução completa para a gestão de documentos no setor jurídico, o GOJUR é a escolha ideal.
O software jurídico oferece funcionalidades que facilitam o controle, armazenamento e organização de documentos, além de ferramentas de automação que agilizam tarefas cotidianas.
Com o GOJUR, seu escritório estará preparado para os desafios da era digital com total segurança e dentro dos limites das normas jurídicas vigentes.
Leve a gestão de documentos a outro nível com a Business Company!
Neste artigo, discutimos a importância da gestão de documentos, os benefícios da digitalização e as melhores práticas de segurança e automação.
Com nossas seis dicas práticas, você está melhor preparado para implementar a gestão documental no seu negócio. Mas, se o seu desejo é garantir que seu escritório esteja à frente no mercado, conte com o GOJUR e as soluções da Business Company.
Transforme a gestão documental em um diferencial competitivo e simplifique suas rotinas jurídicas!
