A tecnologia está em constante evolução em todas as áreas, inclusive no Direito. Dessa maneira, a forma de administrar escritórios e assessorias jurídicas mudou. Uma das novas maneiras é a do software de escritório de advocacia.
Essas ferramentas transformaram a área, otimizando a gestão e gerando aumentos de produtividade. Mas você sabe realmente o que são esses sistemas? Como eles funcionam? Acompanhe a publicação e entenda!
O que é um software de escritório de advocacia?
Em linhas gerais, um software de escritório de advocacia é um sistema tecnológico que ajuda na execução das tarefas, em especial as do dia a dia. Dessa forma, ele é capaz de trazer uma série de benefícios, especialmente ligados à gestão do negócio.
Estes sistemas funcionam ou como um aplicativo instalado em dispositivos como computador, tablet e smartphone ou através do acesso pela internet. Existem esses dois métodos, variando de sistema para sistema.
O meio através do qual eles otimizam o trabalho no escritório é sobretudo com a automatização e com a centralização de tarefas. Assim sendo, eles ajudam na análise de bancos de dados, na área financeira, no contato com os clientes, no trabalho de assessoria jurídica, entre outros.
Portanto, estes programas servem como uma espécie de ferramenta que faz com que a gestão seja mais eficiente. Por isso, o software de escritório de advocacia facilita a vida de todos os colaboradores do escritório, organizando desde o topo da organização.
Em virtude disso, hoje em dia é quase que mandatório ter um software como auxiliar. Isso vale desde para escritórios gigantes até para advogados autônomos e que estão apenas começando.
Dessa maneira, utilizando softwares, é possível entender melhor como vai o seu negócio. Além disso, é possível focar mais naquilo que realmente importa, que é o trabalho no Direito. Então, no final, acaba servindo para otimizar as ações e tornar mais eficaz o trabalho no escritório.
Por que ter um?
Em linha do que mencionamos antes, nos dias atuais quem quer se manter competitivo precisa ter um software de escritório de advocacia. Mas por que isso? Quais são os reais benefícios que esses sistemas trazem?
Para que você possa decidir com mais calma e tenha uma decisão baseada nas reais necessidades da sua organização, vamos apresentar alguns desses motivos. Assim, o seu escritório poderá tomar uma decisão baseada no que realmente precisa.
Por isso, antes de mais nada, tente pensar em quais são essas necessidades. Quais são as atuais necessidades e gargalos? Onde há desperdício? De que maneira o software de escritório pode ajudar a minimizar esses problemas?
1. Centraliza as informações
Um primeiro benefício dos programas para advogados é que eles centralizam as informações todas em um lugar só. Ou seja, se o seu escritório tem documentos espalhados por todos os lugares, bagunçados, dificultando o dia a dia, isso vai mudar.
Ao invés de manter a documentação espalhada por gavetas físicas ou em uma série de pastas no computador, tudo fica no próprio sistema do programa. Por isso, sempre que houver necessidade de encontrar algo, tudo estará lá.
E o melhor é que há uma facilidade imensa em encontrar o que for preciso. A maioria dos softwares oferece filtros que permitem buscas específicas. Dessa maneira, em apenas alguns segundos você encontrará o que antes podia demorar bastante.
O melhor, ainda, é que isso pode ser feito de qualquer lugar. Por exemplo, digamos que o advogado esteja no fórum, precisando acessar alguma informação. Como fazer se a documentação estivesse apenas impressa no escritório e ele tivesse esquecido de algo?
Com um sistema jurídico, é simples. Basta ter acesso à internet para entrar no sistema e, em poucos toques, conseguir, pelo próprio celular, encontrar os documentos.
2. Garante a segurança dos dados
Não adianta muito ter a centralização dos dados se eles forem fáceis de serem roubados, não é verdade? Nos dias de hoje, a informação vale muito. Por conta disso, ela precisa ser muito bem protegida, sobretudo no meio digital.
Em vista dessa razão, na hora de escolher, veja como o software protege as informações. É essencial que tenha sistemas de criptografia, de modo que haja uma certeza maior de que os dados continuarão confidenciais.
Outro problema relativo à segurança é em caso de perda de dados. Quando os documentos são físicos, isso pode acontecer por conta de incêndios, por molharem ou simplesmente por serem perdidos.
No ambiente digital, não é assim. Um bom software de escritório de advocacia oferece a possibilidade de backup em nuvem. Esse backup nada mais é do que uma cópia que fica salva no sistema para ser recuperada em caso de perda.
3. Melhora a comunicação com os clientes
A razão de ser de qualquer negócio é o cliente, não é verdade? No caso da advocacia, isso não é diferente. Afinal, os processos e casos são aceitos visando trazer a solução mais adequada para quem vai até o escritório.
Nesse caso, o acompanhamento do processo, assim como o seu final, também é fundamental. Um cliente que gostou da sua condução e da forma com que foi atendido, tem mais chances de recomendar a outras pessoas e de voltar a buscar o seu escritório.
Para isso, então, ter uma comunicação eficiente é a chave. Cumprir prazos e tarefas também é muito importante, melhorando a experiência do cliente.
Com relação à comunicação, os sistemas podem oferecer áreas exclusivas para o próprio cliente. Desse modo, ele pode acompanhar o seu processo com atualizações sempre que desejar, sem ter de aguardar somente o contato do advogado.
4. Torna a tomada de decisões mais eficaz
Os caminhos que o negócio segue dependem de informações de qualidade. E um bom software de escritório é capaz de oferecer isso também, otimizando a tomada de decisões.
Então, através de algumas métricas específicas, é possível acompanhar relatórios. Assim, com eles em mãos, os gestores poderão decidir quais são as melhores alternativas financeiras e administrativas para o futuro.
Além disso, esse fator também ajuda em outros termos, como o do marketing jurídico. Da mesma forma que outras áreas, essa se revolucionou, e quem quer ter sucesso precisa de informações de qualidade.
Como escolher o melhor software?
Existem diversas opções de software de escritório de advocacia no mercado. No entanto, como saber que a opção que está sendo escolhida corresponde, de fato, à melhor possível para o escritório? Algumas dicas vão te ajudar, veja:
- Verifique as necessidades: sabendo o que o escritório necessita, será mais fácil determinar qual é o melhor software.
- Conheça o software: quais são as funcionalidades oferecidas pela ferramenta e como elas contribuem?
- Teste o software jurídico: alguns, como o GOJUR, oferecem um teste grátis para que o escritório avalie se realmente é o que esperava.
- Segurança: verifique quais são os sistemas que garantem que o programa é realmente seguro.
- Suporte: o atendimento oferecido pela equipe de suporte do sistema é bom? Eles trabalham 24h por dia?
- Planos: os melhores sistemas oferecem planos que se adequam exatamente ao que o escritório necessita.
Com essas informações, é muito mais fácil decidir por que ter um software de escritório de advocacia, não é verdade? Mesmo que a sua equipe ainda não esteja convencida, sempre vale a pena tentar o teste grátis, para avaliar o programa.
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