Se você ainda não sabe o que é um software jurídico, provavelmente está ficando para trás com relação aos seus concorrentes. Hoje em dia, existem diversos fatos que comprovam que esses sistemas são importantes e fazem a diferença.
Dessa maneira, torna-se importante entender, antes de qualquer coisa, o que são e para que servem, não é verdade? Por isso, essa publicação tem intuito de trazer informações para subsidiar a sua tomada de decisões no escritório.
Ou seja, seu escritório de advocacia precisa ou não de um sistema desses? Aprenda o que é um software jurídico e descubra!
O que é um software jurídico?
Pois bem, vamos começar pela parte mais importante neste momento. isto é, o que é um software jurídico? Para que ele serve na prática e como influencia no dia a dia do escritório de advocacia?
Primeiramente, pense em todas aquelas tarefas que o seu escritório realiza manualmente. Ou seja, o gerenciamento das finanças, a captura de tribunais, a forma de lidar com os clientes, a agenda, etc.
Perceba, portanto, que existem diversos elementos da rotina do advogado que não envolvem necessariamente a atividade principal. Desse modo, elas podem ser automatizadas, com a finalidade de economizarem tempo, recursos e espaço.
Então, de modo resumido, quando falamos sobre o que é um software jurídico, estamos nos referindo a um sistema que auxilia nestas funções. Assim, ele pode ser instalado nos seus dispositivos (computador, celular, tablet) ou acessado via web.
Por isso, estes sistemas têm diversas vantagens, como veremos mais à frente. Em síntese, na linha do que estávamos falando acima, ele ajuda a automatizar as tarefas que antes eram feitas manualmente.
Além disso, engana-se quem pensa que estes softwares são necessários apenas para grandes escritórios. Pelo contrário, na verdade: cada vez mais os pequenos escritórios e até advogados autônomos têm utilizado esses sistemas com ganhos.
Para isso, as fornecedoras dos softwares oferecem planos que se adequam à sua realidade. sendo assim, é possível que você comece desde um plano gratuito e possa ir aumentando as funções que o sistema oferece de acordo com o crescimento do escritório.
Quais são as principais funções?
Pois bem, até aqui você já deve ter entendido o principal sobre o que é um software jurídico. Agora, então, vamos a uma parte mais prática: quais são as principais funções e como ele pode ajudar na sua rotina?
Em geral, essas ferramentas variam entre o que oferecem, de acordo com o fabricante. No entanto, é bem provável que a que você escolher terá as seguintes características:
- Oferece uma ferramenta para o gerenciamento dos processos e do perfil dos clientes;
- Permite a captura automática de tribunais e publicações dos diários de justiça;
- Garante uma agenda jurídica corporativa, repleta de recursos avançados e integrada aos processos e publicações;
- Oferece uma área exclusiva ao cliente, em que ele também pode acompanhar os seus processos;
- Tem recursos de gerenciamento financeiro, como a emissão padronizada de faturas, cálculo de honorários advocatícios, entre outros.
Uma das funções que mais ajuda no dia a dia é a facilidade para o acompanhamento dos processos judiciais e administrativos. Dessa maneira, eles podem ser acessados e editados de acordo com a sua necessidade – objeto, documentos, honorários, etc.
Por isso, esses sistemas potencializam a gestão do escritório de advocacia, ao mesmo tempo integrando e atualizando as agendas de todos os colaboradores. Além disso, os softwares também podem ser utilizados nos mais diversos departamentos jurídicos.
Note, portanto, que aqui temos na prática o que falamos na seção anterior sobre a automatização. Sendo assim, em vez de realizar diversos processos manualmente, boa parte deles são feitos pelo próprio software.
Portanto, aqui temos de falar também a respeito dos benefícios dos softwares jurídicos. Isso é o que faremos na próxima seção.
Benefícios de um software jurídico
Ninguém escolhe utilizar um serviço caso ele não seja vantajoso, não é verdade? Por isso, além de saber o que é um software jurídico, você precisa também entender quais são as vantagens relacionadas a estes sistemas.
Assim como é de se imaginar, esses pontos positivos estão relacionados ao que já vem sendo dito ao longo da publicação. Ou seja, eles servem fundamentalmente para melhorar a gestão do escritório ou departamento jurídico, além de otimizar o custo-benefício do seu trabalho.
Então, podemos dividir esses benefícios dos softwares jurídicos em alguns principais:
Facilita a organização dos documentos
Se o seu escritório ou departamento jurídico se organiza por documentos físicos, com pilhas de papeis espalhados por tudo, significa que está no passado. Portanto, uma das vantagens dos softwares é atualizar esse procedimento.
Dessa maneira, a partir de sistemas criptografados e seguros, o que se faz é armazenar tudo isso em sistemas de nuvem. Além disso, é possível igualmente escolher quem terá acesso ou não a cada uma das informações.
Isso permite um outro fator importante, que é o acesso à informação de qualquer lugar. Assim, de onde o colaborador estiver, poderá acessá-la a partir do acesso ao software.
Melhora o gerenciamento de processos
Verificar o andamento dos processos de forma manual costuma ser um trabalho que leva bastante tempo manualmente. No entanto, como você já deve ter notado, não precisa ser dessa forma.
Como os softwares jurídicos realizam esta atualização automática, facilita para todos. Primeiramente, porque ajuda a economizar este tempo, que pode ser investido em uma atividade com melhor custo-benefício.
Segundo, porque também evita erro humano. Afinal, quem nunca esqueceu de verificar o andamento de um processo ou pensou que havia verificado quando na verdade não o fez?
Permite registro dos clientes e acesso ao sistema
Mais um ponto positivo desses softwares jurídicos é a facilidade de realizar um registro completo do cliente. Ou seja, você cria uma ficha que fica disponível em meio eletrônico, com todas as informações que precisa.
Além disso, para os próprios clientes acaba sendo vantajoso. Isso porque, como dissemos antes, estes sistemas costumam oferecer áreas de acesso próprias a eles, de modo que eles também conseguem acessar algumas informações.
Oferece planejamento e ajuda a integrar tarefas
Outro ponto positivo é que estes softwares melhoram o planejamento de forma geral. Primeiro, porque oferecem todos esses benefícios. Segundo, porque também geram relatórios que facilitam a tomada de decisões.
Ademais, eles são úteis igualmente na integração das equipes e das tarefas. Assim, é possível verificar o que todos estão fazendo. Então, você pode ver se há algum problema ou se alguém precisa do auxílio de outro colaborador.
Dicas para escolher
Para finalizar, agora que você já sabe o que é um software jurídico, como escolher um? Além disso, quais são os melhores?
Em uma publicação anterior, já falamos sobre como escolher um software de advocacia. Então, de forma geral, algumas das dicas mais utilizadas são as seguintes:
- Avalie as suas necessidades;
- Pesquise os melhores softwares do mercado;
- Entenda como cada um dos softwares pode cobrir o que você precisa;
- Avalie opiniões;
- Saiba como é feita a segurança de cada um;
- Prefira os que oferecem suporte 24h;
- Analise o custo-benefício.
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