O uso de tecnologia na área jurídica tem se tornado cada vez mais comum, à medida que escritórios de advocacia e departamentos jurídicos buscam maneiras de aumentar a eficiência e a produtividade. Nesse contexto, o software jurídico, têm se destacado como uma ferramenta essencial para alcançar esses objetivos.
Um software jurídico pode ser definido como uma ferramenta tecnológica que visa ajudar advogados e outros profissionais do Direito de algumas formas. Entre elas, a gerenciar tarefas e informações relacionadas a processos, clientes, finanças e outras atividades jurídicas.
O que é um software jurídico?
Um software jurídico é uma ferramenta tecnológica projetada especificamente para atender às necessidades de um escritório de advocacia ou departamento jurídico. Eles são projetados para trazer ao Direito as inovações tecnológicas que também são aplicadas em outras áreas com sucesso, atendendo as especificidades de escritórios e departamentos.
Dessa forma, esses sistemas podem ser usados para uma série de funções. Entre elas, as principais são para automatizar tarefas repetitivas, gerenciar documentos, agendar compromissos, controlar o andamento de processos, facilitar a comunicação entre membros da equipe e com os clientes, bem como para coletar e analisar dados.
No entanto, saiba que os recursos de um programa jurídico podem variar. Ou seja, cada sistema oferece os seus, de modo que é necessário averiguar, antes da contratação, quais são os necessários para o seu caso.
Mesmo assim, muitos incluem recursos similares. Por exemplo, de gerenciamento de documentos, gerenciamento de processos, calendário de audiências e prazos, fluxo de trabalho, automação de documentos, contabilidade e gestão financeira, relatórios, entre outros. Alguns softwares jurídicos ainda oferecem recursos de inteligência artificial, como análise de texto e reconhecimento de voz.
O objetivo de um software jurídico é ajudar os profissionais do direito a trabalhar com mais eficiência, economizar tempo e aumentar a precisão de suas atividades, melhorar a comunicação com os clientes e outros advogados, e gerar insights valiosos a partir dos dados coletados para melhorar a tomada de decisões.
Quais são os benefícios desses sistemas?
Existem diversos benefícios relacionados ao uso dos sistemas jurídicos. De forma geral, eles ajudam a gerar uma maior produtividade no escritório de advocacia ou departamento jurídico. Ao mesmo tempo, também promovem uma diminuição do desperdício e melhora no custo-benefício das atividades. Veja:
Ajuda na redução de custos
Um bom software jurídico ajuda não apenas na redução de gastos, como também na de espaço necessário e tempo que é levado para executar as tarefas. Portanto, é uma ótima forma de economia já nesses sentidos. É, igualmente, uma oportunidade de entrar no Direito Digital.
Mas como isso acontece? Bom, existem alguns mecanismos particulares que estão presentes nesses programas. Um deles, por exemplo, é a possibilidade de digitalização de documentos, salvando eles em nuvem e podendo acessar de qualquer lugar, mesmo de fora do escritório.
Assim, é possível reduzir o espaço, sem acumular documentos impressos. Também ajuda quando é necessário acessar algo de longe do local de trabalho, como em uma reunião ou no Fórum.
Já, com relação aos custos, liberar espaço físico significa precisar de um local menor, com aluguel provavelmente inferior. Além da redução com espaço e armazenamento, há a diminuição de custos com papel e com funcionários, por exemplo.
Melhora a comunicação
Um software jurídico também pode ajudar a melhorar a comunicação entre os membros do escritório ou departamento jurídico, bem como com os clientes e outros profissionais do direito. Os recursos desses sistemas oferecem diversas possibilidades.
Novamente com relação à gestão de documentos, uma função interessante é a do compartilhamento. Com ele, os usuários podem compartilhar entre si de uma maneira segura e eficaz. Dessa forma, e-mails com anexos são desnecessários, com um processo muito mais rápido e automático.
Ademais, a comunicação interna é facilitada também por outros meios. Um software jurídico pode incluir como chat e comentários para colaboradores, permitindo que os membros da equipe discutam questões relacionadas a um caso ou projeto de forma eficiente.
Já, com relação ao cliente, também há ganhos. Em geral, a maioria dos sistemas conta com funções para permitir a comunicação com os clientes. Isso pode ser na forma de um portal do cliente, por exemplo. Ele permite que os clientes visualizem documentos relevantes, acompanhem o andamento do caso e enviem mensagens ao advogado responsável.
Automatização de tarefas repetitivas
As tarefas do dia a dia certamente ocupam um longo tempo de todo escritório de advocacia ou departamento jurídico. Pois saiba que um software para advogados pode ajudar também neste ponto, quando utilizado da forma ideal.
Isso é feito por algumas maneiras em particular. Uma delas é a automação de fluxos de trabalho. O software pode incluir recursos que permitem criar fluxos de trabalho automatizados para tarefas específicas, permitindo que os usuários realizem tarefas repetitivas com maior eficiência e precisão. Isso pode incluir tarefas como gerenciamento de documentos, atualização de prazos e compromissos e criação de relatórios.
Outro ponto é a automatização de processos manuais, que também gera menos erros humanos. Por exemplo, um software jurídico pode automatizar a preparação de documentos legais padrão, como contratos, ajudando a acelerar o processo e garantir a precisão.
As notificações e até mesmo atualizações na agenda corporativa também se beneficiam. Há recursos que permitem configurar notificações automatizadas para lembrar os usuários sobre prazos, compromissos e outras tarefas importantes. Isso pode ajudar a garantir que as tarefas sejam concluídas dentro do prazo.
Por fim, até mesmo a área financeira tem aumento na eficiência dessa forma. O programa pode ajudar a automatizar tarefas de faturamento, permitindo que os usuários gerem faturas automaticamente com base em dados de tempo e despesas registrados no sistema.
Promove um maior controle financeiro
Na área financeira, além do faturamento automático, como já citado, existem outras vantagens de um programa jurídico. Elas são o controle de custos, o gerenciamento de contas a receber e a possibilidade de integração com sistemas contábeis, por exemplo.
Com relação aos custos, há um papel de monitoramento importante. Cada caso pode ser detalhado, permitindo que os usuários gerenciem os gastos do escritório e sejam mais eficientes no uso de recursos.
Já nas contas a receber e até mesmo despesas, é possível monitorar pagamentos, gerar honorários automaticamente, entre outros. Isso promove um maior entendimento sobre o fluxo de caixa.
A integração com programas de contabilidade também é possível. Isso possibilita que os usuários gerenciem as finanças do escritório e gerem relatórios financeiros precisos.
Captura automática de tribunais e Diários de Justiça
Uma das tarefas mais relevantes é atualizar os casos do escritório com publicações em Diários de Justiça e processos nos tribunais. Esse recurso automático é oferecido por alguns dos melhores softwares jurídicos atualmente.
Basicamente, o software faz uma busca automática nas bases de dados dos tribunais e diários de justiça e captura as informações relevantes para o usuário, como novos andamentos processuais, decisões judiciais e publicações de editais, por exemplo. Essas informações são então apresentadas ao usuário de forma organizada e integrada ao software, facilitando o acompanhamento de processos e outras atividades jurídicas.
A captura automática de tribunais e diários de justiça é especialmente útil para escritórios e departamentos jurídicos que precisam acompanhar um grande volume de processos ou atuar em diversas jurisdições, pois permite que os usuários obtenham as informações relevantes de forma automatizada e centralizada, economizando tempo e recursos. Além disso, essa funcionalidade também ajuda a evitar que informações importantes sejam perdidas ou esquecidas.
Como encontrar o programa jurídico ideal?
Para encontrar o programa jurídico ideal é necessário, em primeiro lugar, entender as necessidades do escritório de advocacia ou departamento jurídico. Ou seja, é algo que exige um mapeamento prévio das condições atuais e, em seguida, um planejamento. Aqui no GOJUR oferecemos um teste grátis para ajudar neste processo. Clique aqui para entender melhor!