Um software jurídico é uma ferramenta que pode tornar o trabalho de qualquer escritório de advocacia mais fácil, simples e eficaz. Porém, com tantas opções no mercado, é um pouco difícil entender qual a opção ideal para a sua empresa.
Portanto, este guia completo traz um passo a passo para escolher o melhor software jurídico, além de algumas funcionalidades e características que não podem faltar. Também iremos ver como o software pode resolver os problemas mais comuns em seu escritório.
A advocacia é uma das profissões mais antigas do planeta. E como tal, é mergulhada em muita tradição e burocracia. Por isso, a rotina dos profissionais pode ser mais cheia do que o necessário, por conta de todos as atividades que precisam ser feitas no dia a dia.
Porém, é preciso perceber as mudanças que não somente o universo do direito está tomando, mas sim todo o planeta. Existe uma corrida por ser mais ágil, rápido e eficiente. Não é sem motivo que escritórios de todo o mundo estão adotando os softwares jurídicos.
O maior objetivo é trazer a automação de certas tarefas, e a otimização de processos intrínsecos à profissão, de modo a ser mais ágil. Por isso, o software se tornou uma ferramenta tão básica quanto qualquer outra.
Como escolher o melhor software jurídico?
Isso traz uma certa dúvida: como escolher o melhor software? O mercado tem inúmeras opções, desde as mais simples, até as mais complexas. Existem sistemas de gestão mais gerais, e mais específicos, focados em um único setor.
Nos primórdios do relacionamento da tecnologia com o direito, escolher as opções era simples. Mesmo porque, os profissionais não tinham muitas. Normalmente, eram usadas planilhas para clientes, processos, financeiro e diversas outras.
Porém, conforme o volume de informação foi crescendo e a agilidade se torna uma demanda maior, esta solução se mostra completamente inviável.
Além de todo o trabalho para organizar, a planilha é uma ferramenta digital que é operada de forma completamente manual, visto que as informações precisam ser preenchidas pelos profissionais. Ou seja, já é uma solução que também se torna defasada.
Portanto, o próximo passo mais natural na evolução é um software completo para ajudar seu escritório a se tornar ainda mais eficiente.
Então, vamos ver alguns exemplos de funcionalidades essenciais para qualquer software jurídico.
1) Controle de Prazos Integrado com Processos
A perda de prazos em processos é, certamente um dos maiores medos de qualquer advogado. E não é para menos. Isso é algo que pode prejudicar o caso e trazer uma péssima experiência para o cliente. Felizmente, esta é uma das principais atribuições de um bom software jurídico.
Primeiramente, o sistema pode criar uma solução de notificações, normalmente via e-mail, para lembrar você que o prazo para determinada ação referente a um processo específico está chegando.
Não somente é uma funcionalidade interessante no presente, lembrando os prazos mais imediatos, mas também ajuda a ter uma visão maior no longo prazo. O profissional consegue controlar melhor os prazos futuros e ter uma ideia mais precisa de seu calendário.
Esta funcionalidade é ainda mais poderosa se existe uma integração com o próprio processo. Ou seja, o profissional consegue criar os lembretes e prazos diretamente na pasta do processo que está integrado com a sua agenda jurídica e de toda a sua equipe. É uma das principais funcionalidades em qualquer software de gestão.
2) Recebimento de Publicações/ Recortes e Atualização dos Processos Automática
Outra funcionalidade essencial e que substitui o trabalho feito no passo é o recebimento de publicações de forma automática.
Há um certo tempo, a única forma de atualizar os processos era indo até os sites dos tribunais ou do diário oficial e pesquisar as mudanças. Isso, convenhamos, era uma enorme perda de tempo.
Agora, um software jurídico tem um recurso conhecido como a captura processual. Esse, sem dúvidas, um dos maiores motivos para adquirir esta solução, a funcionalidade certamente irá ajudar você a poupar muito tempo.
Esta é uma forma de automatizar o procedimento de movimentações no processo. Assim, o escritório tem um controle maior das demandas, e sem a necessidade de precisar procurar nos órgãos públicos pela informação.
Para isso, o sistema precisa oferecer integração com os tribunais e outros órgãos. Se este for o caso, o sistema atualiza automaticamente cada processo, pois como vimos, cada um deles é cadastrado na plataforma.
Esta funcionalidade praticamente elimina qualquer medo em relação a não receber uma intimação importante, por exemplo. Ao mesmo tempo, também elimina a necessidade de procurar as informações nos órgãos públicos.
3) Cadastro automático de processos e atualização DIÁRIA a partir dos tribunais
Mais uma funcionalidade interessante a buscar em um software jurídico é a forma como os dados são inseridos no mesmo. Neste ponto, vale fazer uma comparação com a planilha. Como são inseridas as informações na planilha? Como dito acima, este recurso é praticamente uma folha em branco, o que significa que o profissional deve manualmente inserir cada informação.
O profissional também deve criar sua própria forma de organizar as informações, visto que a planilha é um recurso mais básico. Já o software, é construído especificamente com isso em mente.
O seu objetivo é organizar e controlar os processos, o que significa que ele tem uma forma natural de otimizar as informações. O trabalho do profissional é apenas fazer o cadastro e este também pode ser automatizado.
No momento de atualizar as informações, o software também deve existir para auxiliar no dia a dia do profissional. Como dito acima, a partir da integração com os tribunais a atualização dos processos deve ser automática e feita diariamente, o que é um grande diferencial.
4) Agenda jurídica integrada com os dados do processo
Convenhamos, grande parte do tempo do seu trabalho é gasto em tarefas de gestão de escritório. Isso pode levar um enorme tempo, pois é preciso avaliar os prazos de cada processo para organizar a sua agenda.
Logo, uma reclamação comum por parte dos profissionais é a falta de tempo para se dedicar às questões jurídicas do caso, como bolar a sua estratégia. Como em qualquer profissão, quanto mais tempo for dedicado a esta tarefa, melhor ela tende a ser.
Por isso, o software de gestão combina algumas das funcionalidades anteriores para ajudar os profissionais a criarem o próprio calendário, com uma agenda jurídica integrada. Ou seja, o sistema tem acesso aos dados de cada processo. Ao recolhê-los, é possível construir a agenda automaticamente.
Com isso, o profissional sabe os momentos em que está mais apertado, com muitos prazos em um período mais curto, e os tempos em que existe uma folga maior. Ao ter esta visão, é possível alocar seu tempo de forma mais inteligente.
5) Curva de aprendizado do software baixa
De nada adianta ter um software repleto de funcionalidades interessantes, mas que é extremamente difícil de usar. Qual é o propósito então? Por isso, o software precisa ter uma curva de aprendizado baixa. Ou seja, ele deve ser bem fácil de começar a usar.
Existe uma ideia de que é necessário dedicar um funcionário do escritório para manusear o software. Mas, isso é equivocado e não condiz com os maiores objetivos do software. O objetivo é exatamente permitir que todos os profissionais usem a plataforma com a maior eficiência possível.
Por isso que ele é tão recomendado tanto para profissionais mais experientes como para aqueles que estão começando. No caso dos advogados em início de carreira, aprender a organizar a rotina cria um hábito muito positivo para o resto da vida profissional. Para complementar, a familiaridade com softwares de gestão é uma habilidade que é requisitada cada vez mais pelos maiores escritórios.
Outra ideia comum é que os softwares são complicados ou difíceis de usar. Isso não poderia estar mais longe da realidade, e é um ótimo diferencial entre os softwares de maior qualidade. O motivo para isso é muito simples, como já foi mencionado logo acima. Todo objetivo deste sistema é facilitar a vida do usuário. Este é o motivo pelo qual ele existe, assim como grande parte das soluções tecnológicas.
Por isso, as desenvolvedoras de software que não dedicarem recursos em criar uma plataforma fácil de ser usada não irão ter sucesso.
É natural existir uma certa resistência às mudanças e a tecnologia, especialmente em uma profissão tão tradicional como o direito. Porém, é preciso evoluir para continuar a se destacar no mercado.
Também é esperado que haja uma mínima dificuldade nos primeiros momentos em que você usar a plataforma. Afinal, é uma tecnologia nova e que você nunca viu. Por isso, o próximo ponto é tão importante.
6) Atendimento do suporte personalizado
Um ponto essencial em qualquer software é ter um suporte eficiente. Primeiramente, isso libera o escritório de precisar focar o setor de TI em resolver os problemas com o software jurídico. Além disso, ele irá ajudar em cada passo do uso da plataforma em sua jornada.
Começando pela implementação do mesmo. Como vimos acima, implementar um software jurídico é simples, mas é um processo tão fundamental que o suporte da empresa deve auxiliar em cada etapa. Com um suporte personalizado, este processo é mais rápido e sem transtornos.
Nos primeiros contatos com o suporte, a empresa que providenciou o software deve começar a ensinar quais são as melhores formas de usá-lo. Assim, os advogados podem usá-los ainda melhor.
Pode até ser que haja um treinamento para os colaboradores ou para o gestor de como usar o software. É possível ter algumas ligações de alinhamento, uma série de reuniões ou o que for necessário. O objetivo do suporte personalizado é ter um atendimento que facilite o processo de implementação.
Durante a jornada, uma vez que a implementação esteja feita, o suporte tem dois objetivos principais. O primeiro, parte da própria empresa, e são as melhorias e atualizações do sistema. O trabalho não acaba uma vez que o sistema esteja implementado, mesmo porque, outros escritórios estão sempre procurando formas de ser mais eficiente. Isso significa que qualquer software deve sempre buscar se manter atualizado.
O outro objetivo maior é o motivo pelo qual o suporte é mais conhecido: resolução de problemas. Neste caso, o suporte dedicado é essencial, pois ninguém conhece o produto melhor do que a empresa que o vende, podendo resolver, ou até impedir que surjam, determinados problemas.
É uma diferença em relação aos softwares open source, por exemplo. Estes, são opções muitas vezes gratuitas, em que o código é aberto. Isso significa que a comunidade é bem forte, e que existem diversas soluções para os problemas. Parece ótimo, e em certos casos pode ajudar, mas existe uma série de complicações.
Se ocorrer um problema, é preciso procurar na internet, nos fóruns ou páginas de discussão, pela solução. É perdido um bom tempo “cavando” até encontrar a resposta, muitas vezes disponível apenas em língua estrangeira, e sem a garantia de sucesso. Caso você não encontre a resposta para o problema, precisa postar em um destes fóruns e esperar que alguém a traga. Imagine o tempo perdido até encontrar a solução?
Com um software jurídico dedicado, os desenvolvedores têm total expertise sobre a plataforma, podendo resolver seu problema com mais propriedade e agilidade. Ao combinar isso com um atendimento totalmente personalizado, o suporte dedicado de um software é, sem dúvida um dos pontos mais importantes.
Aliado ao suporte direto existe a questão da manutenção. Estes sistemas passam por ações de suporte constantes, garantindo que eles jamais parem de funcionar. Como o sistema é online e as manutenções também, o advogado nem percebe. Por outro lado, caso seja necessária uma manutenção maior, ela pode ser feita à noite ou durante os fins de semanas. Portanto, este passo é sempre feito de forma inteligente.
7) Acesso dos dados do processo aos clientes do advogado
Outra funcionalidade interessante é em relação ao relacionamento com o cliente. Imagine que ele tenha alguma dúvida sobre seu processo. O software pode ser configurado para liberar acesso limitado aos clientes, para que eles possam acompanhar o seu processo de forma independente.
Dependendo do cliente e da causa, eles podem ficar um pouco ansiosos e questionar o advogado a todo momento sobre o andamento do processo, mesmo que este não esteja necessariamente na mão do profissional. Com o sistema, isso não acaba, mas diminui bastante, pois você pode facilmente permitir que o cliente acompanhe o processo.
Além disso, também facilita bastante no momento das reuniões. Se você irá receber os clientes para discutir o processo, basta abrir o arquivo na plataforma e fazer a reunião com muito mais tranquilidade.
8) Geração automática de documentos utilizando dados do software
Todo profissional de direito precisa gerar documentos jurídicos, praticamente o tempo todo. Por isso, mais uma grande vantagem do software é permitir uma forma de gerá-los automaticamente.
Primeiramente, os relatórios. Estes, são essenciais para que o escritório consiga avaliar o seu desempenho. Podem até ser gerados nas planilhas, mas isso demanda um grau de conhecimento mais avançado. No software jurídico, são produzidos relatórios automáticos, ajudando os escritórios a entender seu desempenho financeiro, por exemplo, através de gráficos.
Já os documentos jurídicos, também podem ser gerados automaticamente dentro do software. É possível criar modelos configurados previamente, ou selecionar certos campos para criar os documentos próprios e gerá-los com mais agilidade.
9) Automação de tarefas repetitivas
Este, provavelmente, é o maior objetivo na procura por softwares de gestão. Ao procurar pelo software jurídico, é preciso se certificar de que ele irá de fato, ajudar o seu escritório. Isso significa lidar com a automação de certas atividades repetitivas. Portanto, ao procurar entre as opções, busque as funcionalidades que trazem a automação de certas tarefas.
Como vimos acima, as plataformas mais completas podem ajudar com diversas tarefas essenciais, mas lentas e burocráticas, dos escritórios. Alguns exemplos são no controle de:
- Prazos;
- Intimações;
- Documentos;
- Clientes;
- Finanças;
- Tarefas;
- Processos;
- E outros.
10) Segurança
É claro que a segurança é uma das suas maiores preocupações em relação aos softwares jurídicos. Afinal, os advogados lidam com documentos delicados e informações, muitas vezes, confidenciais.
Este é mais um motivo para contar com a segurança digital. Todos os arquivos em uma plataforma de serviços jurídicos devem ser armazenados na nuvem. Isso garante que eles não irão ser perdidos ou destruídos caso ocorra algum problema no escritório. Nesta solução, é praticamente impossível de um arquivo se perder.
Quanto às invasões, que é um tema preocupante no mundo digital, elas também são praticamente impossíveis. Os sistemas operam de forma totalmente criptografada, o que significa que é muito difícil quebrar a segurança do software. Se esta for uma preocupação grande, o suporte é uma forma de tirar todas as suas dúvidas, inclusive com algumas dicas de como manter o ambiente online mais seguro.
Por exemplo, uma diferença do software jurídico em relação a outras formas de armazenar as informações é caso o computador seja infectado com um vírus. Imagine se o processo está em um único computador e ele é atacado por um dos variados tipos de malware que existem e que afetam diretamente os arquivos salvos? O processo é todo perdido e o trabalho praticamente jogado fora.
Outra complicação é se o vírus tirar o computador de circulação por algum tempo. Como o profissional trabalha? Ao usar um sistema na nuvem, os vírus e outros problemas no computador jamais irão afetá-lo ou impedir que você trabalhe. Basta mudar de máquina e o problema está resolvido.
Como todos os dados e informações estão seguros na nuvem, nenhum problema irá afetá-lo. Além disso, o próprio arquivo é distribuído entre diversos servidores, com soluções de backup e redundância. Ou seja, é mais uma garantia de que segurança.
11) Preço
Em via de regra, o preço é a última preocupação ao contratar um serviço tão importante para o seu escritório. Mas, é inegável que ele faz parte da equação. Neste caso, é preciso sempre procurar o melhor valor, de modo a trazer o melhor custo benefício.
Por exemplo, se for um escritório pequeno, existem ferramentas gratuitas, que também podem ser usadas por escritórios maiores para avaliar se a solução, de fato, faz sentido para a situação.
Normalmente, estas ferramentas apresentam planos de assinatura, com certas diferenças de acordo com o tamanho do escritório. Pode, por exemplo, haver uma variação no preço segundo o número de processos que o sistema armazena. Isso traz mais liberdade para você encontrar a solução ideal e pagar um preço justo por ela.
Porém, independentemente do valor do seu plano, encontre a ferramenta que tem um ótimo custo-benefício. Investir em um único software é mais em conta do que contratar ferramentas que lidam com os problemas separadamente.
Além de ser mais barato, ter um único software garante que as funcionalidades conversam entre si. Um exemplo, como vimos acima, é fácil integrar processos ao calendário para criar uma agenda completa. Isso só é possível em um software especializado e dedicado.
Falando nisso, a especialização também tem um fator no preço. Existem inúmeros sistemas de gestão, mas um focado em um escritório de direito também aumenta seu custo-benefício, pois traz funcionalidades mais inerentes a profissão.
E com os planos diferenciados, é possível encontrar o software ideal para seu escritório independentemente do seu tamanho. E todas as vantagens e funcionalidades acima garantem um retorno no investimento.
Como o software jurídico resolve o seu problema?
Com as funcionalidades essenciais de um software jurídico mais claras, é preciso entender como ele ajuda a sua empresa no dia a dia e de forma mais geral. Ou seja, como ele resolve os seus problemas.
Primeiramente, o software jurídico tem a função primordial de otimizar o tempo do advogado. Como ficou claro a partir da lista de funcionalidades acima, grande parte delas busca ajudar em certas atividades substituindo o trabalho manual por um automatizado. Portanto, se você sempre está sem tempo, o software jurídico pode ser uma forma de ajudar você a controlá-lo melhor.
Muitas vezes, o profissional não para e pensa em quanto tempo gasta apenas na gestão da sua rotina, organizando seu calendário. Com isso, o software assume estas responsabilidades e libera o profissional para focar em outros aspectos.
Outro problema comum que o software ajuda a resolver é a forma como o monitoramento é feito nos tribunais. Não somente é uma parte essencial do trabalho, mas fazer isso de forma manual é arriscado. Afinal, existe uma possibilidade bem grande de que algo irá passar despercebido. Como vimos acima, o sistema tem uma solução de monitoramento de processos, que pode ajudar bastante.
Com tantas tarefas a serem feitas dentro do escritório, os gestores têm uma certa dificuldade em delegar essas tarefas e organizá-las. Por isso, a comunicação precisa ser direta e eficiente. Este também é um problema que o software jurídico pode ajudar a resolver.
Para isso, o sistema ajuda a organizar e delegar as tarefas entre os profissionais, facilitando e agilizando a comunicação. Com o acesso ao sistema por parte da equipe, é possível que todos entendam como ocorrem os processos e as tarefas podem ser divididas automaticamente.
Com o controle de processos e tarefas é mais fácil ter um controle sobre a equipe. Ter uma visão global de todos os processos e tarefas, permite entender o que precisa ser feito e quem irá fazer o que.
Uma consequência de todas as funcionalidades acima é a possibilidade de dar mais atenção ao cliente. Com a rotina do profissional ocupando grande parte do seu tempo, é natural que a relação com o cliente acabe sofrendo um pouco.
Porém, oferecer um atendimento personalizado é a melhor forma de fidelizá-lo, garantindo que você sempre irá ser quem ele procura quando tem um problema. Portanto, se você gostaria de mais tempo para prestar atenção no cliente vale a pena considerar o software.
É possível, até mesmo, trazer certas informações sobre o cliente ou algumas peculiaridades sobre o caso, para que seu atendimento seja ainda mais completo. É mais uma informação importante de controlar.
Outro ponto essencial para qualquer escritório, e qualquer empresa, é o financeiro. Portanto, se é você tem uma certa dificuldade em controlar as finanças do escritório é mais um motivo para considerar um software. Ele deve ser capaz de controlar as receitas, despesas e honorários, de modo que você possa avaliar a performance do seu escritório, garantindo sua saúde financeira.
Por fim, o que você acha de eliminar o papel? Fazer a mudança de deixar de usar o papel e optar por uma solução digitalizada tem diversos objetivos.
Primeiramente, é uma iniciativa verde, sustentável, que irá ser muito aceita pelos clientes. Afinal, isso é uma preocupação constante do público.
Outra vantagem é na economia. Os materiais de escritório são um custo que não é tão considerado, mas pode ser bem alto, especialmente no longo prazo. Ao adotar uma forma de controlar as informações digitalmente, você elimina grande parte deste gasto. Mas, a economia não é só de dinheiro.
O espaço físico usado para guardar os documentos também pode ser menor, se restringindo apenas ao absolutamente essencial.
Existem também as vantagens do dia a dia de eliminar o papel, que pode trazer diversos problemas. Por exemplo, quem nunca deixou cair café ou água em cima de documentos importantes? Este tipo de problema acontece mais do que se imagina, por isso, não existe a necessidade de dar chance ao azar.
Outro problema bem mais grave, e relativamente comum, é a perda de documentos. Em certos casos eles podem até desaparecer, sendo completamente perdidos, roubados ou até mesmo destruídos. A falsa sensação de que guardar documentos físicos é mais seguro do que a internet é comum nos escritórios, até que você seja comprovado na realidade que não é o caso.
Porém, existe a questão mais prática dos documentos. Se tudo não for muito bem organizado, também é perdido um bom tempo vasculhando o escritório até encontrar aquele papel com a informação essencial. Se você não aguenta mais o papel, o software apresenta uma alternativa interessante.
Passo a passo de como escolher um software jurídico
Agora que você já sabe tudo sobre as principais funcionalidades e em que precisa prestar atenção ao escolher uma plataforma jurídica, vamos fechar este conteúdo com um passo a passo que vai ajudar você a decidir.
- Entenda o que você precisa: quais são os seus maiores problemas? Tempo? Prazos? Honorários? Produtividade;
- Tenha um objetivo: a partir de suas dores, você entende melhor qual é o seu objetivo, para que ele seja claro. Por exemplo, quero um software que irá ajudar a otimizar o meu tempo e não me fazer perder prazos;
- Defina as funcionalidades essenciais: o seu objetivo ajuda a entender qual é a funcionalidade mais importante. Controle de prazos? Automação de tarefas? Alguma das outras mencionadas acima?
- Procure as opções que se encaixem no que procura: agora, é o momento de procurar as soluções que se encaixam no que você procura. Observe as funcionalidades oferecidas, que se encaixem com as que você procura;
- Consulte outros clientes: sempre uma boa prática. Converse com quem usa o software para entender sua opinião e sua experiência;
- De um espaço para seus colaboradores: como são todos os profissionais que irão usar o software, vale a pena abrir uma discussão sobre qual é a solução ideal. Pode ser que alguém já tenha trabalhado com um deles e tenha um bom depoimento;
- Priorize soluções completas: como vimos acima, é importante priorizar as soluções completas, com o maior número de funcionalidades em um único sistema. Como vimos acima, isso facilita muito o trabalho;
- Avalie a segurança: preste uma atenção especial a segurança da aplicação;
- Garanta que ele é fácil de usar: é crucial que o software seja fácil de usar. Por isso, procure algo que seja fácil de aprender;
- Priorize as melhores marcas: marcas que já tem uma força no mercado têm muito mais chance de trazer o produto ideal. Portanto, priorize empresas tradicionais;
- Máxima atenção ao suporte e atendimento: qualquer profissional sabe a importância de um bom suporte e atendimento ao cliente. Por isso, esta é uma das maiores preocupações;
- Avalie o preço: por fim, o preço não é uma prioridade na decisão. Mas, ainda assim, garanta que você está pagando por algo valioso. Confira os planos de preços e compare o valor às funcionalidades oferecidas.
Agora, você realmente sabe tudo sobre como escolher o software jurídico para seu escritório. Consulte este material sempre que precisar, e use o passo a passo acima para ajudar você a escolher a opção ideal.
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